O gerenciamento do ciclo de vida dos dados é um conjunto de políticas, procedimentos e processos que garantem a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações. Uma estrutura de gerenciamento do ciclo de vida dos dados otimiza o valor das informações e as protege desde a criação até o fim da vida útil.
A cada fase pela qual passam as informações, o gerenciamento do ciclo de vida dos dados oferece as práticas recomendadas, definindo como elas devem ser coletadas, armazenadas, usadas, compartilhadas, arquivadas e destruídas. A governança, a proteção e a gestão dos dados também estão incluídas no processo de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.
Os produtos de gerenciamento do ciclo de vida dos dados automatizam muitos dos processos relacionados. Esses produtos são usados para criar e impor políticas de gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Também é possível automatizar a migração de dados entre fases.
Gerenciamento do ciclo de vida dos dados versus gerenciamento do ciclo de vida da informação
| Gerenciamento do ciclo de vida dos dados | Gerenciamento do ciclo de vida da informação |
|---|---|
| O gerenciamento do ciclo de vida dos dados concentra-se nos dados brutos no nível do arquivo. Ele gerencia arquivos com base em seus atributos associados, como idade, tipo de arquivo e tamanho. | O gerenciamento do ciclo de vida da informação gerencia os dados em um arquivo a fim de garantir a precisão dos dados e a sua atualização. Ele também permite a pesquisa de informações específicas em um arquivo. |
Fases do gerenciamento do ciclo de vida dos dados
Existem cinco fases distintas em um ciclo de vida de dados.
O gerenciamento do ciclo de vida dos dados fornece diretrizes e governança para cada fase, visando aproveitar ao máximo as informações, protegê-las e lidar com elas de maneira econômica.
1. Criação e coleta de dados: Os dados são gerados a partir de diversas fontes e coletados em diferentes formatos (por exemplo, dados estruturados, não estruturados e semiestruturados). Os processos de gerenciamento do ciclo de vida dos dados direcionam que dados são coletados e como são coletados (por exemplo, gerados pelo usuário ou gerados por máquina).
2. Processamento e armazenamento de dados: Depois que os dados são criados, os planos de gerenciamento do ciclo de vida dos dados determinam onde eles devem ser armazenados (por exemplo, bancos de dados, compartilhamentos de arquivos ou repositório de dados) com base em seus usos e características. Além disso, o gerenciamento do ciclo de vida dos dados é usado para definir como os dados serão classificados com base em como eles serão usados, seu valor e o nível de segurança necessário para fornecer proteção suficiente.
3. Gerenciamento do uso e do compartilhamento de dados: Dados são usados por diversos usuários internos e externos, com diferentes fluxos de trabalho e requisitos. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados garante que os dados estejam acessíveis a usuários autorizados, ao mesmo tempo em que controla o uso com base em regras estabelecidas relacionadas à segurança, privacidade e manutenção da integridade dos dados. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados também inclui o rastreamento do uso e a criação de trilhas de auditoria.
Durante esta fase, quando os usuários se envolvem ativamente com os dados, o gerenciamento do ciclo de vida facilita as operações relacionadas aos dados, como análise, inteligência de negócios, colaboração e visualização. Também fornece controles para controlar o compartilhamento de dados entre pessoas e aplicativos, limitando-o com base em políticas internas e regulamentações externas.
4. Arquivamento de dados: O arquivamento de dados é uma função crucial do gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Durante a fase de arquivamento, os dados são movidos para armazenamento de longo prazo, sendo salvos para uso futuro ou por exigência de requisitos regulatórios.
Embora esses dados não estejam tão acessíveis quanto os dados em produção, os usuários precisam ser capazes de acessá-los quando necessário, sem atrasos. As regras de gerenciamento do ciclo de vida dos dados ajudam a determinar que dados devem ser arquivados, bem como a garantir que eles estejam organizados de forma que possam ser facilmente pesquisados e recuperados.
5. Exclusão de dados: A fase final do gerenciamento do ciclo de vida dos dados é a exclusão, quando os dados são considerados redundantes ou não são mais necessários. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados fornece diretrizes sobre como e quando os dados devem ser excluídos de modo permanente, junto com as etapas a serem seguidas antes de fazê-lo.
Benefícios do gerenciamento do ciclo de vida dos dados
A seguir estão quatro dos principais benefícios obtidos ao implementar uma estratégia de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.
1. Aumenta a usabilidade dos dados: Uma estratégia de gerenciamento do ciclo de vida dos dados inclui a criação e o cumprimento de políticas e procedimentos sobre a criação e o uso de metadados para garantir a consistência e a capacidade de pesquisa ideal.
2. Oferece suporte a normas de conformidade e governança: A lista de regras de conformidade que as organizações devem seguir continua a aumentar e a se tornar cada vez mais complexa. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados ajuda as organizações a cumprir os rigorosos requisitos de proteção e privacidade de dados estabelecidos em regulamentos como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia, a Lei Sarbanes-Oxley (SOX, Sarbanes-Oxley Act), a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA, Health Insurance Portability and Accountability Act) e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA, California Consumer Privacy Act).
3. Melhora os processos da organização: Ao tornar os dados de boa qualidade prontamente acessíveis, o gerenciamento do ciclo de vida dos dados faz com que todos os processos sejam executados de forma mais eficaz e eficiente, com operações simplificadas.
4. Reduz e controla custos: A implementação do gerenciamento do ciclo de vida dos dados permite que as equipes movam os dados para as fases seguintes sem demora. Isso reduz as despesas associadas à segurança e ao armazenamento. Por outro lado, quando informações são necessárias, as estruturas de gerenciamento do ciclo de vida dos dados facilitam o acesso, permitindo que os usuários trabalhem com mais eficiência, obtendo mais valor dos dados.
Metas de gerenciamento do ciclo de vida dos dados
Os objetivos de gerenciamento do ciclo de vida de dados mais comumente citados refletem a tríade de CIA (Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade), um modelo de segurança de dados amplamente utilizado. Embora o foco da tríade de CIA seja a segurança, ela tem o efeito halo de aprimorar as operações globais, garantindo que usuários tenham acesso aos dados de que necessitam, quando necessitam.
Confidencialidade
Uma estrutura de gerenciamento do ciclo de vida de dados contém diretrizes capazes de manter a segurança de informações confidenciais quando são armazenadas, a fim de protegê-las contra acesso não autorizado, compartilhamento ou roubo. O gerenciamento também protege a confidencialidade dos dados de uma organização por meio de políticas que segregam os dados com base no nível de confidencialidade das informações. Esse método estabelece controles de acesso capazes de manter a confidencialidade.
Integridade
O gerenciamento do ciclo de vida dos dados desempenha um papel vital na manutenção da integridade dos dados. Para serem úteis, os dados devem ser precisos e confiáveis.
O gerenciamento do ciclo de vida dos dados fornece os controles necessários à manutenção da integridade dos dados, independentemente de quantos usuários os acessam, como os dados são usados ou onde eles estão armazenados.
Outro aspecto da integridade dos dados é eliminar a dispersão de dados que resulta em várias cópias da mesma informação sem nenhum indicador de qual é a cópia oficial.
Disponibilidade
A disponibilidade é uma função básica do gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Os usuários autorizados têm acesso imediato às informações de uma forma adequada aos seus fluxos de trabalho. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados simplifica e otimiza as operações, tornando os dados acessíveis e passíveis de serem pesquisados.
O gerenciamento do ciclo de vida dos dados ajuda organizações a usar dados com eficácia e segurança
Com o gerenciamento do ciclo de vida dos dados, as organizações extraem o máximo valor dos dados e, ao mesmo tempo, impõem políticas que garantem que esses dados estejam seguros e que sejam tratados de acordo com os requisitos de conformidade. Esse tipo de gerenciamento permite um equilíbrio entre segurança e eficiência operacional.
O gerenciamento do ciclo de vida dos dados oferece suporte à proteção e à privacidade dos dados sem inibir a produtividade. Na verdade, ele aumenta a produtividade ao fornecer acesso imediato à informação.
