目次
リモート環境で働く従業員のオンボーディング プロセスは、例外的な対応から一般的な業務へと進化しています。チームメンバーの多くが、完全リモートまたはリモートと出社を組み合わせたハイブリッド勤務という形で働くようになっています。
こうした職場モデルの変化に伴い、従業員を適切にオンボーディングすることが、組織にとって不可欠な取り組みとなっています。こうした違いを的確に捉えて対応することは、定着率、エンゲージメント、そして全体的な生産性の向上において極めて重要になります。この機能を的確に実行できている組織では、新入社員のスムーズな移行ができており、結果として仕事満足度の向上につながっています。
勤務体系に応じたオンボーディングの設計
リモートで働く従業員は、オフィスに出社しない、あるいは定期的にオフィスで勤務しない人を指します。彼らは「在宅勤務」や「テレワーク」を行っているとされます。オンボーディングの段階から、従業員は自宅の作業環境やその他の社外拠点で業務を行います。
多くの組織では、従業員が会社やチームの文化に迅速かつ効果的に溶け込めるよう、堅牢なオンボーディング プログラムを設けるようになっています。
これにより、在宅勤務者は入社初日から組織文化の一員であると実感でき、より早く生産的に業務へ取り組めるようになります。
リモートの勤務者は、一般的に次の3つのカテゴリーに分類されます。
- フルタイムのリモート勤務
フルタイムのリモート勤務フルタイムのリモート勤務者は、常にオフィス外で勤務します。一般的には「在宅勤務者」と表現されますが、実際には場所を問わずに業務を行うことが可能です。職種によっては、自宅の作業スペースを拠点にする場合もあれば、営業職に多く見られるように、外出先を中心に働く場合もあります。 - ハイブリッド型リモート勤務
ハイブリッド型リモート勤務ハイブリッド型リモート勤務の従業員は、勤務時間をオフィス勤務とリモート勤務に分けて働きます。ハイブリッド型の勤務モデルの場合、従業員はリモート勤務日と出社日時をあらかじめ決めているのが一般的です。 - フレキシブル型リモート勤務
フレキシブル型の勤務モデルでは、出社とリモート勤務のスケジュールを従業員自身が決めることができます。こうした柔軟な働き方の環境では、従業員は必要に応じて出社し、その頻度は週に数日から、月に1～2回、あるいは四半期に1回程度までさまざまです。
オンライン実施で変わるオンボーディング プロセス
オンボーディング プロセスは、新入社員が組織に所属して最初に経験するプロセスであると同時に、組織への適応を促すためのプロセスでもあります。在宅勤務者の場合、このプロセスはオンラインで実施されます。
在宅勤務者のオンボーディングには、組織文化への適応からITアカウントの割り当てに至るまで、あらゆる項目が含まれます。このプロセスにおいて、組織が対応すべき事項は次のとおりです。
- ITアクセス権限の設定
- 人事、財務、その他の業務部門に関する書類の提示・回収
- 製品およびサービスに関する研修の実施
- 主要システムへのユーザー設定
- 企業の価値観やミッションの共有
在宅勤務者のオンボーディングには、次のような多くの利点があります。
- オンボーディング プロセスの各ステップをデジタルで記録できる
- オンボーディングの各セグメントを迅速にカスタマイズできる
- オンボーディングの一部工程を迅速化できる
- 繰り返し行われるオンボーディング プロセスを簡素化できる
- 従来紙ベースだった多くのプロセスをオンライン化することで、デジタル トランスフォーメーションの実現をサポートできる
一方で、いくつかの課題も存在します。代表的なものは以下のとおりです。
リモートで働く従業員のオンボーディングとITサービス提供との間に生じるタイムラグ
在宅勤務者のオンボーディングに関連する多くのIT業務には、ユーザーの認証や検証、その他のセキュリティ プロトコルの確立が必要となるため、時間を要する場合があります。これには、システムの導入やセキュリティ研修の実施に加え、チーム間や人事（HR）部門、各部門の連絡担当者との連携が求められる業務が含まれます。さらに、新入社員には、ハードニング済みのノートパソコン、認証トークン、アクセス カードなど、承認済みのIT機器を支給する必要があります。
アクセス クレデンシャルと権限の設定
在宅勤務者のオンボーディングにおいて重要なステップの一つが、ネットワーク資産への権限を割り当てる前に、アクセス制御プロファイルを設定することです。この作業には、新入社員に必要なアクセス権限を適切に付与しつつ、過剰な権限を与えないようにするため、複数部門との連携が求められます。
IT部門およびセキュリティ部門は、チームメンバーのロール（役割）に正確に対応したアクセス プロファイルとアクセス権限を作成する必要があります。その後、新入社員に対して、アクセス制御プロトコル（強力なパスワード要件や多要素認証（MFA）システムなど）に関する研修を実施する必要があります。
技術的および管理的サポートの制限
在宅勤務者のオンボーディングには、多くのITおよびセキュリティ リソースを必要とします。新入社員一人ひとりに対して、システムの設定、アプリケーションおよびシステムのアクセス権限の付与、研修、さらにはITトラブルへの対応といったサポートが求められます。
多くの組織では、リモートで働く従業員のオンボーディングに必要なサポートと、日々のIT・セキュリティ業務との両立に課題を抱えています。
リモートで働く従業員のオンボーディングにおけるコミュニケーション上の課題
対面でのオンボーディングであれば、人事担当者やマネージャーが新入社員と組織内の各チームメンバーを直接引き合わせることができます。しかし、在宅勤務者のオンボーディングでは、こうしたすべての紹介をオンライン上で行う必要があります。
こうした状況はコミュニケーション上の問題を引き起こす可能性があり、特に、新入社員の言語、タイムゾーン、文化背景が異なる場合は大きな課題となります。
リモートで働く従業員のオンボーディングに伴う課題による影響を最小限に抑えるには、以下の重要なポイントを意識しておくことが大切です。
- 対面でのオンボーディングと一貫性のあるデジタル体験を設計する
- オンボーディング プロセスでの抜け漏れを防ぎ、新入社員の早期立ち上がりを支援する計画を立てる
- リモートで働く従業員が組織の文化に関心を持ち、主体的に関わるよう促す
- オンライン上でも顔を合わせる機会を積極的に設けるよう心がける
- 各種システムやプロトコルを円滑に導入できるよう、堅牢なセキュリティ・IT研修を提供する
新入社員を定着させるオンボーディング プロセスと準備
新入社員の初日を歓迎ムードで迎える
在宅勤務者には、オンボーディングの最初の段階で好印象を与えることが重要です。初日には歓迎の気持ちを込めたパッケージを送付しましょう。
組織を紹介するウェルカム動画、ソーシャルメディアのチャネル、研修資料などのデジタル資産に加えて、企業の「オリジナルグッズ」も同封したパッケージを送りましょう。また、初日から社内コミュニケーション プラットフォームにアクセスできるようにし、関連するチャネルにも追加されていることを確認してください。
マネージャーがこれらのプラットフォーム上で、新入社員の業務内容だけでなく、簡単な経歴なども含めて正式に紹介することも有効です。
資料をカスタマイズする
リモートで働く従業員のオンボーディングには、たとえ小さなことであってもカスタマイズの工夫を加える時間を取りましょう。たとえば、ウェルカム プレゼンテーションの最初のスライドを個別に調整するだけでも効果があります。最低限として、リモートで働く従業員のオンボーディング プロセスで提供する資料が、そのリモートで働く従業員のロール（役割）に関連した内容であることを確認しましょう。
新入社員にシステムへのアクセス権を速やかに付与する
リモート勤務においては、システムへのアクセスが従業員と組織をつなぐ生命線となります。新入社員が業務を開始できるよう、IT部門やセキュリティ部門と連携し、必要なシステムやアプリケーションへのアクセスをできるだけ早く提供しましょう。
デジタル フォームを活用できるようにする
すべての従業員にとって、各種書類のデジタル化は有用ですが、リモートで働く従業員にとっては特に重要です。オンボーディングを簡素化できるためにも、新入社員向けの各種書類はすべてオンラインで提供し、集中管理された場所からすぐにアクセスできるようにしておく必要があります。
新入社員に求められるタスクや書類の提出状況を確認できるチェックリストを提供する
新しい職場での勤務開始は、誰にとっても不安や負担を感じやすいものです。特にリモートで働く新入社員に対しては、業務開始にあたって必要なタスクや連携すべき担当者（連絡先を含む）を一覧にしたチェックリストを提供することで、スムーズな移行を支援できます。
ロール（役割）と責任範囲を確認する
採用面接の過程で職務に関する多くの情報が伝えられているとはいえ、具体的な内容を改めて確認し、新入社員が自身に求められていることを正しく理解していることを確認することが重要です。特にリモートで働く従業員に対しては、初めの段階でコミュニケーションの取り方やルールを明確に伝えることが非常に重要です。
オンボーディングの一環として、チームメンバーには複数のコミュニケーション チャネルへのアクセス権が付与されます。これらのツールを「いつ」「どのように」使うべきかを明確に伝えることで、期待される役割を果たし、業務を効果的に遂行できるようになります。
従業員とのつながりを維持するための仕組みを構築する
生産性と定着率を高めるためには、従業員が自分のチームだけでなく、組織全体とのつながりを感じられることが重要です。これを実現する手段としては、バーチャルのタウンホール ミーティングや全社ミーティング、チームミーティングなどがあります。
さらに、社内コミュニケーション プラットフォーム上にチャネルを設けることで、従業員同士のコミュニケーションやコラボレーションを促進することができます。こうしたチャネルは、リモートで働く従業員とのつながりを維持するための仕組みを構築するが同僚とのつながりを深め、コミュニティ意識を育み、質問への回答やアイデアのブレインストーミングに役立つリソースにアクセスする手段にもなります。
従業員のオンボーディング時に、アイデンティティ セキュリティを確立する
アイデンティティ セキュリティはすべての新入社員にとって優先すべき事項ですが、特にリモートで働く従業員にとっては重要性が高まります。アイデンティティ セキュリティに関して考慮すべき主なポイントは、以下のとおりです。
- 新たに入社したリモートで働く従業員のアクセス権限を、組織の階層構造に沿って適切に設定する
- 詳細なユーザーアクセスを制御することで、過剰な権限付与や不要なアクセス権の設定を避ける
- ロール（役割）に基づいてアクセス権を付与することで、新入社員が初日からスムーズに業務を開始できるようにする
- アクセスの定期的な検証、監査の実施、およびルールや法規制に対するコンプライアンス状況の確認を行える体制を整備する
- リモートで働く従業員のオンボーディング時には、設定プロトコルの一環として職務分掌（SoD）を設定し、アクセス権限が職務範囲に限定されるようにする
- 新たに入社したリモートで働く従業員には、必要なアプリケーション、システム、データへのアクセスを、アイデンティティ（ID）ベースの制御を用いて割り当てる
リモート環境で使えるオンボーディング プロセスのチェックリスト
在宅勤務者のオンボーディングには、組織ごとに異なるアプローチがありますが、時間をとってチェックリストを作成することは、どの組織にとっても有益です。
以下は新入社員をオンボーディングする際の考慮事項で、チェックリストを作成する際のガイドラインとして活用できます。
- 初勤務日前に、従業員にオリエンテーション用のリンクを送付する。
会社の文化、組織の製品・サービス、オンボーディング プロセスに関する情報へのリンクを新入社員に提供する。 - ITツールを支給する
従業員は、初勤務日までに必要なITツールを受け取っている状態であることが望ましいです。これには、ノートパソコン、携帯電話、カメラ、マイク、スピーカー、タブレットなどが含まれます。これらの機器には、事前にセキュリティ システムが構成された状態で発送されている必要があります。 - 初勤務日にウェルカム オリエンテーションを予定する
新入社員の初勤務日の開始時刻にあわせて、個別またはグループによるオリエンテーションのビデオ会議を予定し、組織のミッションや価値観について説明します。その後、人事によるオリエンテーションと、提出が必要な書類やその他のオンボーディング資料の確認を行います。 - メンターを割り当てる。
リモートで働く従業員には、業務に慣れるためのサポートや質問への対応、組織内の人とのつながりを促すために、メンターを割り当てる必要があります。メンターは、従業員の初勤務日から数日以内に面談を設定するようにします。 - ITチームに、セットアップ ミーティングを設定してもらう。
このミーティングでは、従業員がアクセスする予定のアプリケーション、システム、データの確認、ユーザー名とパスワードの割り当て、強力なパスワードや多要素認証（MFA）などのアクセスに関するセキュリティプロトコルの説明、そして技術サポートの受け方に関する情報の共有を行います。 - セキュリティ研修を受講できるよう手配する。
従業員は、組織における最も重大なセキュリティ脆弱性のひとつと考えられています。リスク軽減のためには、内容の振り返りを含むセキュリティ研修を提供し、受講を必須とすることが重要です。テストと組み合わせることで、セキュリティ研修はサイバー セキュリティの脅威に対する保護手段となります。 - 紹介するためのカジュアルなチームミーティングを開催する。
定例のチームミーティングに加え、短時間のウェルカムビデオ会議を実施することで、メンバー同士が顔を合わせる機会をつくり、今後の協力関係の構築を促進します。このミーティングの後には、チームの文書、組織図、関連する連絡先情報、チームのカレンダー、および関係するツールや資料の確認を行います。 - 営業チームの担当者に、組織の提供する製品やサービスの概要を説明してもらう。
新たに入社する従業員の職種にかかわらず、組織が提供する製品やサービスについて基本的な理解を持つことは重要です。また、ターゲット市場、製品・サービスのポジショニング、そしてその独自性についても把握しておく必要があります。 - 従業員へのアクセス付与に関するプロセスと基準を文書化する。
アプリケーション、システム、データへのアクセスを従業員に提供する際には、具体的なポリシーや手順を文書化し、それに従って対応する必要があります。 - アイデンティティ セキュリティを最優先事項にする。
従業員に対して過剰なアクセス権限を付与しないようにし、アクセス権限はロール（役割）や業務要件に基づいて設定します。また、アクセス権限を継続的に検証できる仕組みを整備しておくことも重要です。
まとめ
在宅勤務者のオンボーディングは、対面で実施するオンボーディングとは異なります。共通する部分もありますが、リモートで働く従業員のオンボーディングでは、エンゲージメントに対する十分な配慮と、追加のセキュリティ対策について慎重に考える必要があります。
新入社員が入社した際には、速やかに業務を開始してもらうことが重要ですが、慎重な対応も必要です。ベストプラクティスに従い、チェックリストを活用し、テクノロジーを適切に取り入れることで、リモート勤務の新入社員もセキュリティを損なうことなく、円滑に業務を始められるようになります。
