La incorporación de empleados de forma remota ha dejado de ser una excepción y se ha convertido en una práctica habitual. Cada vez son más los miembros del equipo que trabajan totalmente en remoto o combinan el teletrabajo con la asistencia presencial a la oficina.
Con este cambio en los modelos de trabajo, las organizaciones han comprobado que una correcta incorporación de los empleados remotos se ha vuelto imprescindible. Gestionar adecuadamente estos matices es clave para la retención del talento, el compromiso y la productividad general. Aquellas organizaciones que lo hacen bien logran transiciones más fluidas para los nuevos empleados, lo que se traduce en una mayor satisfacción laboral.
¿Qué es el teletrabajo?
El teletrabajo, también conocido como empleo en remoto, es una modalidad laboral en la que los empleados no acuden de forma regular a una oficina física, sino que realizan sus tareas desde casa o desde cualquier otra ubicación externa. Es decir, son trabajadores en remoto. A estos profesionales se les conoce también como “trabajadores desde casa” o directamente como “teletrabajadores”. Desde su incorporación, desarrollan su actividad en oficinas domésticas u otros espacios fuera de la sede central de la empresa.
Cada vez son más las organizaciones que implementan programas específicos para incorporar a los teletrabajadores, con el objetivo de que se integren de manera rápida y eficaz en la cultura de la empresa y del equipo.
Esto garantiza que los empleados en remoto se sientan parte de la organización desde una perspectiva cultural desde su primer día en la empresa y puedan volverse productivos más rápidamente.
3 tipos de teletrabajo
- Teletrabajo a tiempo completo Los trabajadores remotos a tiempo completo realizan todas sus funciones fuera de una oficina física. Aunque comúnmente se dice que “trabajan desde casa”, en realidad pueden desempeñar sus tareas desde cualquier lugar. Dependiendo del puesto, algunos empleados trabajan únicamente desde su oficina en casa, mientras que otros —por ejemplo, muchos profesionales de ventas— lo hacen mientras viajan.
- Teletrabajo híbridoEn el modelo híbrido, los empleados combinan el trabajo presencial con el remoto. Tienen establecidos horarios o días concretos para acudir a la oficina y otros en los que trabajan a distancia, logrando así un equilibrio entre ambos entornos.
- Teletrabajo flexible Este modelo otorga a los empleados libertad para decidir cuándo acudir a la oficina y cuándo trabajar de forma remota. Pueden ir a la oficina solo cuando es necesario: desde unos pocos días por semana, hasta una o dos veces al mes o incluso al trimestre, adaptándose a las necesidades del equipo y la empresa.
¿Qué es el onboarding?
El onboarding, o proceso de incorporación, es la primera etapa que vive un nuevo empleado dentro de una organización. Su objetivo es integrar a los nuevos miembros en la empresa, facilitarles el conocimiento de la cultura, los procesos y las herramientas necesarias para desempeñar su trabajo con éxito. En el caso del teletrabajo o de empleados remotos, el onboarding se realiza de manera virtual.
La incorporación remota de empleados abarca todo, desde la asimilación cultural hasta la asignación de cuentas de TI. Durante este proceso, las organizaciones necesitan:
- Establecer privilegios de acceso de TI
- Presentar y recopilar documentos para recursos humanos, finanzas y otras funciones operativas
- Brindar capacitación sobre productos y servicios
- Configurar usuarios en sistemas clave
- Compartir los valores y la misión de la empresa
Los numerosos beneficios de la incorporación de empleados remotos incluyen:
- Crear registros digitales de cada paso del proceso de incorporación
- Permitir una rápida personalización de los segmentos de la incorporación
- Acelerar algunas partes de la incorporación de empleados
- Optimizar los procesos de incorporación fácilmente repetibles
- Fomentar esta transformación digital implica trasladar a la web muchos procesos que antes se gestionaban en papel.
Si bien la incorporación de empleados remotos ofrece muchos beneficios, también presenta algunos desafíos, entre los que se incluyen los siguientes.
Demora en la incorporación y prestación de servicios de TI para empleados remotos
El proceso de incorporación de empleados remotos puede verse afectado por ciertos retrasos, especialmente en lo relativo a la configuración y provisión de servicios de TI. Estas demoras suelen deberse a tareas como la autenticación y validación de usuarios, la aplicación de protocolos de seguridad y la configuración de sistemas, así como a la formación en seguridad que requieren los nuevos empleados. Todo ello implica una estrecha coordinación entre los equipos de TI, Recursos Humanos y otros departamentos. Además, hay que entregar y configurar el hardware necesario (portátiles, tokens de autenticación, tarjetas de acceso…), lo que también puede aumentar el tiempo necesario para que el empleado esté completamente operativo.
Establecimiento de credenciales y permisos de acceso Un aspecto clave de la incorporación de empleados remotos es establecer sus perfiles de control de acceso antes de asignar permisos para los recursos de red. Esto también requiere la coordinación entre varios departamentos para garantizar que los nuevos usuarios obtengan el acceso que necesitan, pero sin un exceso de recursos.
Los equipos de TI y seguridad necesitan crear perfiles de acceso y permisos que se ajusten con precisión al rol del miembro del equipo. Posteriormente, el nuevo usuario debe recibir capacitación sobre protocolos de control de acceso, como requisitos de contraseñas estrictas y sistemas de autenticación multifactor (MFA).
Soporte técnico y administrativo limitado La incorporación de empleados remotos requiere una cantidad considerable de recursos de TI y seguridad. Cada nuevo empleado necesita tener sistemas configurados, privilegios de acceso a aplicaciones y sistemas asignados, capacitación y soporte para la resolución de problemas de TI.
Muchas organizaciones tienen dificultades para equilibrar el soporte necesario para la incorporación de empleados remotos y las funciones diarias de TI y seguridad.
Problemas de comunicación durante la incorporación de empleados remotos Con la incorporación presencial, los equipos de RR. HH. y los gerentes pueden presentar personalmente a los nuevos empleados y a los distintos miembros del equipo de la organización. Al incorporar empleados remotos, todas estas presentaciones deben realizarse virtualmente.
Esto puede generar problemas de comunicación y es un desafío particular cuando los nuevos empleados hablan diferentes idiomas, se encuentran en diferentes zonas horarias y están culturalmente desconectados.
Para minimizar el impacto de los desafíos relacionados con la incorporación de empleados remotos, tenga en cuenta estos puntos clave:
- Cree una experiencia de incorporación digital que se alinee con la incorporación presencial
- Desarrolle planes que minimicen las brechas en los procesos de incorporación para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse lo antes posible
- Asegúrese de que los empleados remotos se involucren en la cultura de la organización
- Fomente las interacciones virtuales cara a cara
- Brinde capacitación sólida en seguridad y TI para garantizar la adopción fluida de sistemas y protocolos
Prácticas recomendadas para la incorporación de empleados remotos
Haga que el primer día sea acogedor
Cause una impresión sólida y positiva con los primeros pasos de la incorporación de empleados remotos. Regáleles un paquete de bienvenida en su primer día.
Además de recursos digitales, como un vídeo de bienvenida que les presente la organización, redes sociales y materiales de capacitación, envíe un paquete con regalos promocionales de la empresa. Además, asegúrese de que tengan acceso a las plataformas de comunicación interna al comenzar y que se les agregue a los canales relevantes.
También es útil que los gerentes hagan una presentación formal en estas plataformas, incluyendo no solo en qué trabajarán, sino también algunos antecedentes del nuevo empleado.
Personalice los materiales
Tómese el tiempo para personalizar incluso los detalles más pequeños durante la incorporación de los empleados remotos. Puede ser tan simple como personalizar la primera diapositiva de una presentación de bienvenida. Como mínimo, asegúrese de que los materiales proporcionados durante el proceso de incorporación de los empleados remotos sean relevantes para su puesto.
Permita que los nuevos empleados accedan a los sistemas rápidamente
Al trabajar de forma remota, el acceso a los sistemas es fundamental para la organización. Trabaje con los equipos de TI y seguridad para que los nuevos empleados se familiaricen con los sistemas y les permitan acceder a las aplicaciones lo antes posible.
Habilite formularios digitales para la incorporación de empleados remotos
Para todos los empleados, es útil tener los formularios digitalizados, pero es especialmente importante para los teletrabajadores. Todos los formularios de nuevos empleados deben estar en línea y ser fácilmente accesibles en una ubicación centralizada para agilizar la incorporación de los teletrabajadores.
Proporcionar listas de verificación de tareas y formularios que deben completar los nuevos empleados.
Empezar un nuevo trabajo puede ser abrumador. Proporcionar a los nuevos empleados, especialmente a los que trabajan a distancia, una lista de lo que deben hacer y con quién deben trabajar (incluida la información de contacto) para prepararse facilita esta transición.
Revisar roles y responsabilidades
Si bien durante la entrevista se discuten muchos detalles sobre un puesto, es importante revisar los detalles específicos y asegurarse de que los nuevos empleados tengan claro qué se espera de ellos. Ayudar a los empleados remotos a comprender los protocolos de comunicación desde el principio es fundamental.
Como parte de la incorporación de empleados remotos, los miembros del equipo tienen acceso a múltiples canales de comunicación. Aclararles cómo y cuándo usar estas herramientas garantiza que cumplan con las expectativas y puedan desempeñar sus funciones eficazmente.
Crear métodos para mantener conectados a los empleados remotos
Para optimizar la productividad y la retención, los empleados remotos necesitan sentirse conectados no solo con sus equipos, sino con la organización en general. Esto se puede lograr mediante reuniones virtuales, reuniones de empresa y reuniones de equipo.
Además, se pueden crear canales en las plataformas de comunicación interna para fomentar la comunicación y la colaboración. Esto ayuda a los empleados remotos a interactuar con sus compañeros, desarrollar un sentido de comunidad y tener acceso a recursos para responder preguntas e intercambiar ideas.
Establecer la seguridad de la identidad al incorporar empleados remotos
La seguridad de la identidad debe ser una prioridad para cualquier empleado nuevo, pero es especialmente importante para los empleados remotos. Las consideraciones clave para la seguridad de la identidad incluyen:
- Alinee los privilegios de acceso de los nuevos empleados remotos con las jerarquías organizacionales
- Evite el aprovisionamiento excesivo y la concesión de permisos excesivos proporcionando acceso granular a los usuarios.
- Ofrezca a los nuevos empleados el acceso adecuado desde el principio otorgándoles acceso según sus roles.
- Asegúrese de que existan sistemas para validar periódicamente el acceso, permitir auditorías y confirmar el cumplimiento de las normas y regulaciones.
- Establecezca la separación de funciones como parte de los protocolos de configuración al incorporar empleados remotos para garantizar que su acceso se limite a la descripción de su trabajo.
- Utilice controles basados en identidad para asignar a los nuevos empleados remotos acceso a las aplicaciones, sistemas y datos que necesitan
Lista de verificación para la incorporación de empleados remotos
Cada organización tiene su propio enfoque para la incorporación de empleados remotos. Sin embargo, todas pueden beneficiarse de dedicar tiempo a desarrollar una lista de verificación.
A continuación se presentan algunas consideraciones a tener en cuenta al incorporar nuevos empleados y pueden usarse como guía al crear una lista de verificación.
- Envíe enlaces de orientación a nuevos empleados remotos antes de su primer día. Proporcione a los nuevos empleados enlaces a información sobre la cultura de la empresa, los productos y servicios de la organización y el proceso de incorporación.
- Entregue las herramientas informáticas al nuevo empleado remoto Los empleados deben tener a mano todas las herramientas informáticas necesarias desde su primer día. Esto incluye computadoras portátiles, teléfonos móviles, cámaras, micrófonos, altavoces y tabletas. Estas deben estar preconfiguradas con sistemas de seguridad antes de su envío.
- Programe una reunión de bienvenida para el primer día del nuevo empleado remoto. Se debe programar una videoconferencia de orientación, individual o grupal, para el primer día del nuevo empleado, con el fin de familiarizarlo con la misión y los valores de la organización. A esto le seguirá una orientación de recursos humanos y una guía sobre los formularios que deben completarse y demás documentación de incorporación.
- Asigne un mentor a los nuevos empleados remotos. Se les debe asignar un mentor para que los ayude a integrarse, a responder preguntas y a conectar con otros miembros de la organización. El mentor debe programar una reunión con el nuevo empleado remoto dentro de los primeros días de su incorporación.
- Haga que el equipo de TI programe una reunión de configuración con los nuevos empleados remotos. Esta reunión debe incluir una revisión de las aplicaciones, los sistemas y los datos a los que tendrán acceso, la asignación de nombres de usuario y contraseñas, una explicación de los protocolos de seguridad para el acceso (por ejemplo, contraseñas seguras y autenticación multifactor) e información sobre cómo obtener soporte técnico.
- Haga que el nuevo empleado remoto complete la capacitación en seguridad. Las personas se consideran una de las vulnerabilidades de seguridad más importantes de una organización. Ofrecer y exigir la participación en una capacitación en seguridad que incluya una revisión ayuda a mitigar este riesgo. Junto con las pruebas, la capacitación en seguridad es una forma eficaz de protegerse contra las amenazas a la ciberseguridad.
- Organice una reunión informal de equipo para presentar al nuevo empleado remoto. Además de las reuniones regulares, organizar una breve videoconferencia de bienvenida con el equipo permite que todos se conozcan y facilita la colaboración futura. A continuación, se debe revisar la documentación del equipo, el organigrama, la información de contacto relevante, los calendarios del equipo y las herramientas y materiales relacionados.
- Pida a alguien del equipo de ventas que le presente una descripción general de la oferta de la organización. Independientemente del puesto del nuevo empleado remoto, es importante que tenga un conocimiento básico de los productos y servicios que ofrece la organización. También debe saber quién es el mercado objetivo, cómo se posiciona la oferta y por qué es especial.
- Documentar el proceso y los criterios para el acceso de empleados remotos. Se deben documentar y seguir políticas y procedimientos específicos al proporcionar a los empleados remotos acceso a aplicaciones, sistemas y datos.
- La seguridad de la identidad debe ser una prioridad. Asegúrese de que los empleados remotos no tengan exceso de privilegios, que los privilegios de acceso se basen en roles y requisitos, y que existan sistemas para validar continuamente los privilegios de acceso.
Priorizar los procesos para la incorporación de empleados remotos
Incorporar empleados remotos no es lo mismo que hacerlo presencialmente. Si bien existen solapamientos, la incorporación de empleados remotos requiere una reflexión crítica sobre la participación y los niveles adicionales de seguridad necesarios.
Cuando un nuevo empleado se incorpora, es importante que se incorpore rápidamente, pero debe hacerse con cuidado. Seguir las prácticas recomendadas, usar listas de verificación y aprovechar la tecnología garantiza que los nuevos empleados que trabajan de forma remota puedan incorporarse al trabajo rápidamente y sin comprometer la seguridad.
