Die besten GRC-Tools auswählen

Was sind GRC-Tools?

GRC-Tools sind speziell entwickelt, um einen einheitlichen Ansatz für Governance, Risk und Compliance (GRC) zu ermöglichen. In Kombination bilden GRC-Tools ein umfassendes Rahmenwerk mit vollständigen Managementfunktionen. Unternehmen können damit effektive Prozesse und Kontrollen entwickeln, implementieren und dauerhaft etablieren. So wird sichergestellt, dass Anforderungen stets erfüllt und Schutzmaßnahmen lückenlos eingehalten werden.

Im Gegensatz zu isolierten Anwendungen werden GRC-Tools in einer Plattformumgebung zusammengeführt. So können Administratoren allen Beteiligten gezielt die benötigten Funktionen bereitstellen. Mit ihrem Fokus auf Steuerung und Risikominderung identifizieren GRC-Tools Zusammenhänge in Geschäftsprozessen, setzen interne Kontrollen durch, optimieren Abläufe und schützen vertrauliche Informationen.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Rolle von GRC-Tools in den drei Säulen.

Kriterien für GRC-Plattformen

Zu den Mindestkriterien, die Sie bei der Bewertung einer GRC-Plattform berücksichtigen sollten, zählen

• Risikomanagement: Wie die GRC-Tools Risiken systematisch erfassen, bewerten und minimieren.
• Compliance-Sicherung: Wie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen (z. B. DSGVO) sichergestellt wird.
• Audit-Unterstützung: Wie die Tools die Planung und Umsetzung von Prüfprogrammen und Audit-Aufgaben unterstützen.
• Schulungsmanagement: Wie Schulungen und kontinuierliche Weiterbildung zu Compliance-Zwecken organisiert und nachgehalten werden.
• Methoden-Vielfalt: In welchem Umfang die GRC-Tools verschiedene Risikomanagement-Methodiken unterstützen können.
• Business-Continuity-Management (BCM): Welche Funktionen bereitgestellt werden, um Programme zur Geschäftskontinuität und Krisenbewältigung zu unterstützen.
• Risiko-Kommunikation: Welche Werkzeuge verfügbar sind, um Mitarbeitende und Externe (Dritte) proaktiv über Risiken zu informieren.
• Drittanbieter-Prüfung: Welche Tools für Risikobewertungen von Drittanbietern sowie für Due-Diligence-Prüfungen angeboten werden.

Beim Vergleich verschiedener GRC-Lösungen sollten die Details zu den oben genannten Funktionen explizit bewertet werden.

Automatisiertes incident management
GRC-Tools sollten den Incident-Response-Prozess automatisieren, indem sie Regeln erstellen und anwenden, die Vorfälle an die zuständigen Stellen weiterleiten und Maßnahmen zur Behebung auslösen. Darüber hinaus müssen diese Tools eine zentrale Nachverfolgung des Reaktionsfortschritts über ein Dashboard ermöglichen sowie einen Audit-Trail für Analysen und das Compliance-Reporting bereitstellen.

Kundensupport
Die Wirksamkeit von GRC-Tools hängt maßgeblich vom Kundensupport während und nach der Implementierung ab. Bei der Bewertung des Supports sollten Sie folgende Fragen stellen:

• Welche Unterstützung steht zur Verfügung, wenn etwas nicht funktioniert?
• Wie sieht der Eskalationsprozess für Supportanfragen aus?
• Gibt es ein eigenes Support-Team?
• Wie ist die Erreichbarkeit des Support-Teams geregelt?
• Welche Service Level Agreements (SLAs) werden für den Support angeboten?

Bereitstellungsoptionen
Auch wenn die meisten Unternehmen cloudbasierte GRC-Tools bevorzugen, sollte geprüft werden, ob bei Bedarf auch On-Premises-Optionen verfügbar sind. Zudem ist es wichtig zu verstehen, wie Software-Updates und Sicherheitspatches für On-Premises-Installationen bereitgestellt werden.

Dokumentenmanagement
GRC-Tools müssen ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement bieten, um die Organisation und Verwaltung großer Mengen an Dokumentation zu unterstützen. Dazu zählen Richtlinien, Standards und Verfahren ebenso wie organisatorische Kontrollen, Tests zur Wirksamkeitsprüfung dieser Kontrollen und benutzerdefinierte Attribute.

Benutzerfreundlichkeit
Das optimale GRC-Tool zeichnet sich durch eine einfache Erlernbarkeit mit minimalem Schulungsaufwand für Endanwender aus. Besonders wichtig sind hierbei die Zugänglichkeit der Funktionen, das Zusammenspiel der Tools sowie die intuitive Bedienbarkeit der Plattform.

Mobile Unterstützung
Eine GRC-Plattform muss auf allen mobilen Endgeräten zugänglich sein.

Richtlinien- und Verfahrensmanagement
GRC-Tools sollten ein standardisiertes Managementsystem bereitstellen, um Richtlinien zu erstellen und durchzusetzen, die Leistung zu bewerten sowie Ausnahmen und Vorfälle im gesamten Unternehmen und bei verbundenen Drittparteien zu verwalten. Sämtliche Richtlinien und Verfahren müssen für alle Beteiligten leicht zugänglich sein, um Transparenz zu gewährleisten und die Einhaltung definierter Standards zu fördern.

Skalierbarkeit
Bei der Auswahl von Tools sollte bewertet werden, inwieweit sie aktuelle Anforderungen erfüllen und über die Kapazität verfügen, wachsende Anforderungen sowie größere Teams zu unterstützen.

Sicherheit
Eine GRC-Plattform muss essenzielle Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Benutzerzugriffsverwaltung umfassen. Darüber hinaus sollten Werkzeuge bereitgestellt werden, um Schwachstellen und Bedrohungen zu identifizieren und zu stoppen.

Management von Service Level Agreements (SLAs)
GRC-Tools sollten Funktionen bieten, mit denen sich SLA-Kennzahlen zentral verwalten und Mindestschwellenwerte überwachen lassen. Zusätzlich sind Reporting-Funktionen erforderlich, um dem Management Statusaktualisierungen bereitzustellen und potenzielle Probleme zu kennzeichnen.

Alle SLAs müssen Anbietern und Verträgen zugeordnet werden. Bei erkannten Risiken oder Leistungsverzögerungen sollten automatisierte Benachrichtigungen ausgelöst werden.

Lieferantenüberwachung
GRC-Tools sollten Unternehmen dabei unterstützen, die Fähigkeit von Anbietern zur Sicherung sensibler Informationen zu bewerten.

Workflow
Eine leistungsfähige Workflow-Engine ist unverzichtbar, um eine optimale Verteilung und Überwachung von Aufgaben sicherzustellen. GRC-Workflows müssen mit den Prozessen der Organisation abgestimmt sein, da Unterbrechungen im Workflow die Produktivität beeinträchtigen und die Akzeptanz erschweren.

Wichtige Funktionen von GRC-Tools

Die besten GRC-Tools bieten folgende 25 Funktionen und Leistungsmerkmale:

1. Zugriff für Mitarbeitende auf Bibliotheken, Hochladen von Compliance-Nachweisen sowie Ablage und Archivierung von Dokumenten zur Vermeidung von Compliance-Fehlern
2. Analytics
3. Asset-Management
4. Audit-Management
5. Prüfungswerkzeuge
6. Compliance-Datenbank
7. Content- und Dokumentenmanagement
8. Anpassbare Dashboards
9. Dokumentenmanagement
10. Schulung und Bewertung des Sicherheitsbewusstseins der Mitarbeitenden
11. Vorfallmanagement und Reaktion auf Sicherheitsverletzungen
12. Automatisierte Integrationen
13. Interne und externe Assessments
14. Standard- und individuelle Berichte
15. Richtlinienmanagement
16. Richtlinienzuordnung
17. Vorgefertigte und individuelle Integrationen (z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung oder MFA, Cloud-Speicher für Backups)
18. Risikoanalyse
19. Management von Risiken und Kontrollen
20. Risikodatenmanagement
21. Risikobewertung
22. Management von Drittanbieterrisiken
23. Ticket- und Aufgabenmanagement
24. Nachverfolgung von Audits, Aufgaben und Validierungsaktivitäten
25. Workflow-Management

Warum sollten GRC-Plattformen eingesetzt werden?

GRC-Tools werden eingesetzt, um Schwachstellen zu verhindern und zu beheben, die Systeme, Ressourcen und Stakeholder beeinträchtigen könnten. Darüber hinaus dienen sie dazu, kurz- und langfristige Richtlinien sowie Verfahren zu implementieren und zu verwalten – eine Aufgabe, die ohne diese Lösungen kaum zu bewältigen wäre.

Nicht zuletzt tragen GRC-Tools dazu bei, die Geschäftskontinuität trotz des exponentiellen Wachstums von Drittanbieterbeziehungen zu gewährleisten, wodurch sich die Angriffsflächen für alle Organisationen erheblich vergrößert haben.

Wer nutzt GRC-Tools?

Unternehmen setzen GRC-Tools ein, um die notwendige bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern und so regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Besonders wertvoll sind GRC-Tools in stark regulierten Branchen wie:

• Biotechnologie und Life Sciences
• Energie und Versorgungsunternehmen
• Finanzdienstleistungen
• Lebensmittel- und Getränkeindustrie
• Öffentlicher Sektor
• Gesundheitswesen
• Hochschulbildung
• Versicherungen
• Fertigung
• Einzelhandel
• Technologie
• Transport und Logistik

Die Nutzer von GRC-Tools sind über die gesamte Organisation verteilt und umfassen:

• Geschäftsleitung zur Risikobewertung bei Entscheidungen
• Rechtsabteilungen, um Unternehmen vor Problemen zu schützen, die im Extremfall zu Haftstrafen für Führungskräfte führen können
• Finanzverantwortliche zur Unterstützung und Aufrechterhaltung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Personalverantwortliche zum Schutz sensibler Informationen
• IT-Abteilungen zum Schutz von Daten vor Cyberbedrohungen

Vorteile von GRC-Tools

• Verschaffen Sie sich einen unternehmensweiten Überblick über Assets und Sicherheitsherausforderungen.
• Beseitigen Sie Silos in Prozessen und Daten, um durch Überwachung, Bewertung und Prognose von Risiken die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.
• Optimieren Sie Geschäftsprozesse mithilfe von Automatisierung.
• Erfüllen Sie Compliance-Anforderungen effizienter.
• Zentralisieren Sie das Management von GRC-Richtlinien, -Kontrollen und -Ergebnissen.
• Synchronisieren Sie Ihre operative Strategie.
• Steigern Sie die Datenqualität und den Datenzugriff.

Fünf Herausforderungen von GRC-Plattformen

1. Trotz der Automatisierungsmöglichkeiten von GRC-Tools setzen viele Unternehmen weiterhin auf manuelle Prozesse, was die Wirksamkeit dieser Lösungen einschränkt.
2. Der Austausch von Informationen ist entscheidend für die Effektivität von GRC-Tools. Dennoch bestehen weiterhin Herausforderungen im Umgang mit Daten, darunter:
3. Fehlende Übereinstimmung zwischen Unternehmenskulturen und den fälschlicherweise wahrgenommenen Anforderungen von GRC-Plattformen kann die Einführung verlangsamen.
4. GRC-Plattformen werden häufig ohne ein umfassendes GRC-Rahmenwerk implementiert.
5. Einige GRC-Tools sind nicht auf dem neuesten Stand hinsichtlich der sich ändernden Anforderungen von Regierungen und Aufsichtsbehörden.

• Unterschiedliche Datenformate
• Abweichende Datenstandards
• Verteilte Datenquellen
• Unvollständige Daten
• Vertrauliche Informationen
• Unverarbeitete Daten

Die Auswahl der besten GRC-Tools

Unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße stellt das Management von Governance, Risiko und Compliance eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Es empfiehlt sich, die verfügbaren Optionen sorgfältig zu prüfen, um die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Nachfolgend sind zentrale Kriterien aufgeführt, die bei der Auswahl von GRC-Tools berücksichtigt werden sollten.

Überblick über die Bewertungskriterien für GRC-Tools

Zu den wichtigsten Funktionen und Merkmalen, die bei der Auswahl von GRC-Tools hinsichtlich ihrer Tiefe und Breite berücksichtigt werden sollten, zählen:

1. Erweiterte Analysefunktionen wie künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) und prädiktive Analytics
2. Audit-Management
3. Abdeckung unterschiedlicher Anforderungen in Branchen, Fachbereichen und Risikomanagement-Anwendungsfällen
4. Compliance-Datenbank
5. Content-Bereitstellung und -Mapping
6. Bereitstellungsoptionen (z. B. On-Premises, Cloud, Hybrid)
7. Integration mit internen Systemen und externen Technologien
8. Interoperabilität
9. IT- und Enterprise-Risikomanagement
10. Mobile Unterstützung
11. Richtlinienmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit
12. Reporting und Visualisierung
13. Berichterstattung über Auswirkungen von Risiken auf strategische Ziele, Leistungskennzahlen und Unternehmensresilienz
14. Bewertung, Management, Minderung und Behebung von Risiken und Compliance-Anforderungen
15. Risikokorrelation und Auswirkungsanalyse
16. Service Level Agreements (SLAs)
17. Unterstützende Dokumentation
18. Drittanbieter-Risikomanagement
19. Benutzererlebnis
20. Workflow-Funktionen und Flexibilität

Die Professional-Services-Kompetenzen des GRC-Tool-Anbieters sollten anhand des Umfangs und der Art des benötigten Supports bewertet werden. Zu den möglichen Leistungen zählen:

• Analyse der Asset-Kritikalität
• Audit-Vorbereitung
• Bewertung der Audit-Bereitschaft
• Entwicklung von Plänen zur Geschäftskontinuität
• Change Management
• Cybersecurity-Bewertung
• Gap-Analyse
• Beratung zu Best Practices in Governance und Compliance
• Entwicklung von Incident-Response-Plänen
• Onboarding- und Offboarding-Planung und -Management
• Planungs- und Implementierungsservices
• Entwicklung von Richtlinien und Verfahren
• Programme zur Sensibilisierung für Sicherheit
• Technische, Schulungs- und professionelle Supportressourcen für Implementierung und Betrieb
• Programme zum Drittanbieter-Risikomanagement

Weitere Aspekte, die bei der Auswahl von GRC-Tools zu prüfen sind, betreffen die Strategie des Anbieters, seine Marktpräsenz sowie administrative und finanzielle Rahmenbedingungen. Zu den Bewertungskriterien in diesen Bereichen zählen:

• Ansatz für Onboarding und Implementierung
• Kosten für Lizenzen, Implementierung, Schulung und Wartung
• Kundenbindung und Community
• Kundenbindung
• Globale Präsenz
• Implementierungsstrategie
• Lokale Sprachunterstützung
• Marktstrategie und Innovationskraft
• Anzahl der Kunden
• Partner-Ökosystem
• Partnerschaftsstrategie
• Produkt-Roadmap
• Ergänzende Produkte und Services
• Vision
• Garantien

Detaillierte Bewertungskriterien für GRC-Tools

Cloud-Monitoring-Funktionen
GRC-Tools müssen berücksichtigen, in welchem Umfang Unternehmensprozesse in Cloud-Umgebungen stattfinden, und ihre Funktionen – wie Identitätsmanagement, Protokollierung, Monitoring sowie Netzwerk- und Zugriffsverwaltung – entsprechend erweitern, um diese Ressourcen abzudecken. Hierfür ist die Fähigkeit erforderlich, das Monitoring konsequent auf Cloud-Plattformen auszuweiten.

Produktstrategie und Vision
Die Anforderungen an GRC unterliegen einem ständigen Wandel und nehmen häufig zu. Um eine schnelle Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten, benötigen GRC-Tools eine strategische Roadmap sowie starke Forschungs- und Entwicklungsteams (F&E) im Hintergrund. Die Leistungsfähigkeit der F&E-Teams sollte anhand ihrer Kompetenzen, ihrer personellen Ausstattung und der zur Verfügung stehenden Mittel bewertet werden.

Funktionen für das Risikomanagement
Ein effektives Risikomanagement sollte in den folgenden Bereichen über umfassende Funktionen verfügen:

• Risikoidentifikation
• Risikobewertung
• Risikominderung
• Risikobehebung

Aufgabenmanagement
Neben einer benutzerfreundlichen Lösung zur Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Richtlinien und Kontrollen im Zusammenhang mit Sicherheits- und Compliance-Frameworks sollten GRC-Tools auch Funktionen zur Nachverfolgung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten über verschiedene Teams hinweg bieten.

Management von Drittparteirisiken
GRC-Tools sollten in der Lage sein, Risiken im Zusammenhang mit Drittparteien wie Anbietern, Partnern, Auftragnehmern und Dienstleistern zu identifizieren und zu dokumentieren. Dies umfasst die Sicherstellung der Sicherheit vom Onboarding bis zum Offboarding der jeweiligen Drittpartei.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass GRC-Tools sämtliche Zugriffspunkte absichern, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Gesamtbetriebskosten
Die Kosten für GRC-Lösungen können stark variieren und sollten stets im Zusammenhang mit den Gesamtbetriebskosten betrachtet werden. Zu berücksichtigen sind dabei Ausgaben für Hardware oder Hosting, Implementierung und Beratung, Schulungen, Anpassungen, Wartung sowie den laufenden Betrieb.

Anbieterreputation

Mit der zunehmenden Verbreitung von GRC-Tools ist auch die Zahl der Anbieter gestiegen. Allerdings sind diese nicht alle gleich leistungsfähig. Die Implementierung von GRC-Tools ist häufig komplex und aufwändig. Daher ist es entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der sämtliche Anforderungen erfüllt und sich als langfristiger, verlässlicher Partner erweist.

Funktion für Workflow-Automatisierung

GRC-Tools sollten über Funktionen zur Workflow-Automatisierung, wie beispielsweise Erinnerungen, verfügen. Die Automatisierung kann entweder nativ integriert oder durch Schnittstellen realisiert werden. Zu den wichtigsten Automatisierungsfunktionen zählen:

• Abbildung von Richtlinien und Kontrollen auf verschiedene Frameworks
• Benachrichtigungen bei Abweichungen von Compliance-Vorgaben
• Sammlung von Nachweisen
• Sensibilisierungstests für Mitarbeitende im Bereich GRC (z. B. zufälliger Versand von Phishing-Test-E-Mails)
• Erkennung und Meldung von Fehlkonfigurationen
• Risikomanagement
• Aufgabenmanagement
• Bewertung von Lieferantenrisiken

GRC-Tools: Häufig gestellte Fragen

Was ist ein GRC-Framework?
Ein GRC-Framework ist eine Strategie sowie ein strukturierter Ansatz zur Steuerung und Kontrolle von Governance, Risikomanagement und Compliance.

Was ist eine GRC-Roadmap?
Eine GRC-Roadmap beschreibt und erläutert die notwendigen Schritte und Komponenten, um die im GRC-Framework festgelegten Pläne und Strategien zu implementieren.

Worin besteht der Unterschied zwischen GRC und Cybersecurity?
Cybersecurity dient dem Schutz der Systeme, Netzwerke, Geräte und Daten eines Unternehmens. GRC stellt das Rahmenwerk und die Werkzeuge bereit, um diese Schutzmaßnahmen in die Unternehmensprozesse zu integrieren und die Zielerreichung sicherzustellen.

Warum scheitert GRC?
In einigen Fällen scheitern GRC-Programme aufgrund unzureichender Leistung der GRC-Tools. Häufiger jedoch sind fehlende Strategien, unzureichende Planung und fehlerhafte Implementierung die Ursachen für das Scheitern von GRC-Initiativen.

Welche Risikotypen gibt es im GRC?
Zu den am häufigsten verwendeten Risikokategorien zählen strategische, finanzielle, operative, personelle und regulatorische Risiken.

Welche zentralen Schwerpunkte haben GRC-Tools?

• Korruption und illegale Praktiken
• Datenschutz- und Datenpannen
• Mitarbeiterverhalten
• Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen
• Gesundheit und Sicherheit
• Prozessrisiken

Wer ist an der Implementierung eines GRC-Systems beteiligt?

• Vorstand oder Aufsichtsorgan des Unternehmens
• Chief Financial Officer (CFO)
• Risikomanager
• Compliance-Manager
• Leiter der Internen Revision
• Chief Information Officer (CIO)
• Chief Technology Officer (CTO)
• Leitung der Technik
• Leiter und Betreiber von Geschäftsbereichen
• Leitung des Personalwesens (HR)

Risiken bewältigen und Resilienz stärken

Unternehmen setzen verstärkt auf GRC-Tools, um die komplexen Anforderungen an Governance, Risikomanagement und Compliance effektiv zu steuern. Angesichts der zunehmenden Bedrohungslage sind GRC-Lösungen unerlässlich, um Silos zwischen den Fachbereichen aufzubrechen und Zielkonflikte zwischen der IT und der Unternehmensführung zu minimieren.