La gestion de la conformité est un terme générique qui englobe tous les outils, systèmes, personnes et processus utilisés pour respecter les règles et les politiques de gouvernance. Une gestion efficace de la conformité intègre cette fonction dans tous les segments d’une entreprise. En plus de garantir le respect des règles, la gestion de la conformité détecte souvent les risques ou les problèmes potentiels, ce qui permet de prendre des mesures d’atténuation de manière proactive.
La gestion de la conformité s’appuie sur des audits (internes et externes), la technologie, les rapports et la documentation, ainsi que sur des contrôles de sécurité qui fournissent des garde-fous pour éviter la non-conformité. Ce processus exige que des experts internes ou externes fournissent des conseils sur les lois, les règlements et les politiques en vigueur, sans oublier la manière dont l’entreprise les respecte.
Cela permet donc d’appliquer les règles et lois réglementaires externes définies par les gouvernements et les groupements industriels, ainsi que les politiques de gouvernance interne et les statuts des entreprises. En veillant à ce que les règles soient respectées, ce dispositif permet aux entreprises d’éviter les pénalités, les difficultés liées à la reprise de l’activité après une attaque et les atteintes à la réputation qui peuvent résulter de la non-conformité.
« Si vous pensez que la mise en conformité coûte cher, essayez donc la non-conformité et vous verrez qu’elle est beaucoup plus coûteuse. »
Former U.S. Deputy Attorney, General Paul McNulty
Quelle responsabilité pour la gestion de la conformité ?
La gestion de la conformité entraîne de multiples responsabilités, essentielles pour respecter les normes réglementaires ainsi que les politiques et procédures internes. Les principales responsabilités sont les suivantes :
Conseil et consultation
La personne ou l’équipe en charge de la gestion de la conformité joue un rôle de conseiller auprès de la direction générale et des équipes de terrain. Il s’agit notamment de fournir des conseils pertinents sur la manière dont les changements réglementaires affecteront l’entreprise et de préconiser des ajustements afin de maintenir la conformité.
Élaboration de politiques et de programmes de conformité
L’élaboration et la mise à jour de politiques et de procédures internes conformes aux exigences réglementaires est une fonction essentielle de la gestion de la conformité. Des politiques et des programmes exhaustifs doivent être élaborés et mis à jour pour répondre aux exigences réglementaires spécifiques et aux normes internes d’une entreprise.
Gestion des incidents et réponse
Identifier les problèmes de conformité, enquêter sur les violations et mettre en œuvre des actions correctives sont des fonctions clés de la gestion de la conformité. Elle implique également l’élaboration d’un plan de réponse aux violations potentielles de la conformité afin d’atténuer les risques et d’empêcher qu’elles ne se reproduisent.
Contrôle et application
La gestion de la conformité comprend l’examen et l’audit réguliers des processus internes afin de s’assurer qu’ils respectent les normes réglementaires. Cela implique un contrôle continu des opérations et des audits périodiques complets afin d’identifier et de traiter les problèmes de conformité potentiels.
Sensibilisation à la réglementation
Pour maintenir la conformité, il est nécessaire de se tenir informé sur la réglementation en vigueur, sur les nouvelles réglementations et les modifications apportées aux réglementations existantes. Pour ce faire, il faut constamment suivre les évolutions réglementaires qui régissent le secteur de l’entreprise et adapter les stratégies de conformité en conséquence.
Rapports et documentation
La gestion de la conformité est responsable de la compilation des documents relatifs aux activités de conformité, aux audits, à la formation et aux incidents, ainsi que de la fourniture des rapports nécessaires aux organismes de réglementation dans les délais impartis, afin de démontrer l’engagement de l’entreprise en faveur de la conformité et de la transparence.
Évaluation des risques
L’évaluation des risques en matière de conformité réglementaire nécessite d’identifier et d’évaluer les risques de non-conformité, notamment de connaître les potentielles pénalités financières, les atteintes à la réputation de l’entreprise et les perturbations de son activité qui pourraient résulter de la non-conformité.
Communication avec les parties prenantes
Une partie de la responsabilité de la gestion de la conformité consiste à dialoguer avec les parties prenantes externes, y compris les organismes de réglementation et les groupements industriels, afin de se tenir informé des attentes en matière de conformité et de défendre les intérêts de l’entreprise. Cela comprend également la communication avec les parties prenantes internes, notamment les collaborateurs et la direction, au sujet des politiques de conformité de l’entreprise et de toute autre question pertinente.
Utilisation de la technologie
La gestion de la conformité englobe souvent la mise en œuvre et la gestion de solutions technologiques liées à la conformité afin de soutenir les efforts en la matière. Il peut s’agir de systèmes de gestion des documents, d’évaluation des risques, de contrôle et de reporting.
Formation et éducation
Pour appliquer efficacement la conformité réglementaire, tous les collaborateurs ont besoin d’un programme de formation continue pour comprendre les enjeux liés à la conformité et leur rôle dans le respect des exigences.
Quels sont les éléments clés de la gestion de la conformité ?
Communication
La gestion de la conformité facilite une communication ouverte entre les collaborateurs, la direction et les responsables de la conformité, et soutient la communication avec les parties prenantes externes, y compris les organismes de réglementation, le cas échéant.
Gouvernance et contrôle
Pour la gestion de la conformité, la gouvernance et le contrôle nécessitent l’engagement de la direction générale et du conseil d’administration. Outre l’élaboration et le maintien d’un programme de conformité efficace, ils doivent participer à la surveillance pour démontrer l’engagement de l’entreprise en faveur de la conformité à tous les niveaux et veiller à ce que les ressources et le support nécessaires soient disponibles pour les opérations de conformité.
Audit de conformité indépendant
Un audit de conformité indépendant permet d’évaluer la santé globale du système de gestion de la conformité en évaluant son efficacité et en identifiant les domaines susceptibles d’être améliorés. Cette fonction donne également l’assurance à la direction et au conseil d’administration que les risques de non-conformité sont gérés de manière appropriée.
Identification et résolution des problèmes
Un système de gestion de la conformité prévoit des mécanismes permettant d’identifier rapidement les problèmes de conformité et de les traiter efficacement. La fonction d’identification et de résolution des problèmes comprend la mise en place de canaux de signalement des violations, la conduite d’enquêtes et la modification des politiques ainsi que des bonnes pratiques permettant d’éviter que de tels problèmes ne surviennent à l’avenir.
Suivi, tests et rapports
Le suivi et les tests réguliers des contrôles de conformité facilitent l’évaluation continue des systèmes de gestion de la conformité. Il s’agit d’examiner les opérations et les transactions afin d’identifier les domaines potentiels de non-conformité et de prendre les mesures correctives qui s’imposent. Il s’agit également de fournir et de mettre en œuvre des mécanismes permettant de signaler les problèmes et les préoccupations relatifs à la conformité.
Politiques et procédures
Des politiques et procédures claires et détaillées forment le cœur d’un programme efficace de gestion de la conformité. Elles doivent couvrir les normes de conduite attendues et les processus opérationnels requis pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur. Les politiques et les procédures servent de guide de référence pour les collaborateurs, en les aidant à comprendre leurs responsabilités en matière de conformité, et pour la direction, en l’aidant à superviser les activités de mise en conformité de l’entreprise.
Évaluation des risques
L’identification et l’évaluation des risques de non-conformité liés aux activités, à la présence sur le marché et à l’environnement réglementaire d’une entreprise permettent de hiérarchiser le déploiement des ressources pour y remédier.
Formation
Les systèmes efficaces de gestion de la conformité requièrent l’élaboration de programmes de formation continue pour les collaborateurs afin de s’assurer que ces derniers sont conscients des exigences de conformité et qu’ils comprennent comment accomplir leurs tâches conformément aux politiques et procédures en vigueur. De plus, la mise en place d’un programme complet de formation contribue à instaurer une culture de la conformité réglementaire dans l’ensemble de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de la conformité ?
Un système de gestion de la conformité est un ensemble de politiques, de procédures, de pratiques, de processus et de contrôles mis en place par une entreprise pour s’assurer qu’elle respecte les normes réglementaires, les obligations légales et les politiques internes. Ce type de système fournit un cadre permettant aux entreprises de gérer systématiquement leurs obligations en matière de conformité, afin de prévenir et de détecter les violations des règles, tout en réduisant le risque de sanctions légales ou réglementaires, de pertes financières et d’atteinte à la réputation. Un système de gestion de la conformité bien conçu s’intègre aux activités d’une entreprise et fournit des orientations pour la prise de décision et la gestion des risques.
Principaux éléments d’un système de gestion de la conformité :
- L’audit, le suivi et le reporting pour les organismes de réglementation et les contrôles internes
- L’amélioration continue basée sur les changements survenant dans les réglementations, les opérations et les résultats du contrôle de conformité
- La gestion des problèmes et des mesures correctives lorsque des problèmes de conformité sont identifiés
- La surveillance pour s’assurer que le système de gestion de la conformité fonctionne correctement et que les exigences sont respectées
- Les politiques et procédures détaillant la manière dont une entreprise entend mener ses activités pour satisfaire aux exigences de conformité, y compris les pratiques spécifiques, les rôles et les responsabilités de chacun
- L’évaluation des risques pour identifier, évaluer et hiérarchiser les risques liés à la conformité
- La formation des collaborateurs afin qu’ils comprennent bien leurs responsabilités en matière de conformité et les obligations légales et réglementaires qui leur incombent.
Principaux avantages d’un système de gestion de la conformité :
- Éviter les pénalités résultant de la non-conformité
- Engagement des collaborateurs
- Amélioration de la réputation de l’entreprise
- Cohérence et efficacité opérationelle
- Atténuation des risques
- Prise de décision stratégique
Comment gérer la conformité ?
Une gestion efficace de la conformité repose sur cinq fonctions clés :
- Planifier
Créer et mettre à jour régulièrement une stratégie de mise en œuvre de la gestion de la conformité. - Évaluer
Identifier les domaines non-conformes ou qui risquent de le devenir. - Hiérarchiser
Classer par ordre de priorité les problèmes de conformité en fonction de l’effort à fournir, de l’impact et de la gravité. - Remédier
Agir le plus rapidement possible afin d’éliminer les domaines de non-conformité. - Rapporter
Documenter les modifications apportées, les résultats et les enseignements tirés.
De plus, il est impératif de suivre les meilleures pratiques en matière de gestion de la conformité et d’utiliser des outils appropriés.
Les défis de la gestion de la conformité
Si l’importance de la gestion de la conformité ne fait plus aucun doute, elle n’est pas sans présenter certains défis. Les difficultés les plus fréquemment rencontrées sont les suivantes :
- L’évolution rapide du paysage de la conformité
- Des environnements distribués qui doivent être surveillés
- La complexité liée à la mise en œuvre cohérente de programmes de gestion de la conformité au sein d’une entreprise.
- La création d’un étalonnage (benchmarking) et le suivi des données relatives à la gestion de la conformité
- Le contrôle des tierces et quatrièmes parties et des fournisseurs
Que signifie le terme « contrôle » en gestion de la conformité ?
Dans le contexte de la gestion de la conformité, le mot « contrôle » désigne le processus continu d’évaluation et d’examen des opérations, des pratiques et des transactions d’une entreprise afin de s’assurer qu’elles respectent les normes légales, réglementaires et internes en vigueur. Principaux objectifs du contrôle de la conformité :
Détecter les risques de non-conformité
Grâce au contrôle continu des opérations, les entreprises peuvent identifier en amont les risques de non-conformité potentiels, ce qui permet d’intervenir de manière préventive et de prendre les mesures correctives adéquates.
Renforcer la transparence et la responsabilité
La mise en place d’un programme de contrôle de la conformité démontre la transparence et la responsabilité des opérations d’une entreprise, ce qui tisse des liens de confiance entre les parties prenantes (par exemple, les collaborateurs, les clients et les organismes de réglementation).
Garantir l’intégrité opérationnelle
Le contrôle de la conformité permet de s’assurer que les processus et activités de l’entreprise sont menés conformément aux politiques internes et aux exigences réglementaires externes, afin de maintenir l’intégrité des opérations.
Faciliter l’amélioration continue
Le contrôle de conformité encourage une culture d’amélioration continue en fournissant les informations nécessaires pour peaufiner les stratégies et les pratiques de conformité.
Améliorer les politiques et les contrôles
Le contrôle continu de la conformité permet aux entreprises d’évaluer l’efficacité de leurs politiques et procédures de conformité existantes et d’orienter les ajustements et les améliorations pour renforcer leur cadre de conformité.
Éclairer la prise de décision
Le contrôle de la conformité fournit des informations pertinentes sur les activités et les performances en matière de conformité afin d’étayer la prise de décision stratégique.
Les meilleures pratiques pour la gestion de la conformité
L’adoption des meilleures pratiques fait partie intégrante du développement et du support d’un projet réussi de gestion de la conformité. Ces recommandations sont suivies par de nombreuses entreprises de tailles diverses dans de multiples secteurs d’activité. Bien qu’elles ne soient pas toutes applicables à chaque environnement, ces meilleures pratiques fournissent des conseils pertinents pour gérer efficacement la conformité.
- Aligner les fonctions de l’entreprise sur la conformité réglementaire.
- Adopter une approche fondée sur le risque.
- Mettre en place une initiative complète avec une participation active des dirigeants à l’équipe en charge de la gestion de la conformité.
- Utiliser des outils pour se tenir au courant de l’évolution des lois et des réglementations.
- Procéder régulièrement à des évaluations des risques.
- Établir et appliquer les politiques et procédures de l’entreprise qui garantissent la conformité et revoir régulièrement les processus et procédures.
- Partager le plan de gestion de la conformité et fournir un programme de formation adéquat.
Quelles sont les six étapes du maintien de la conformité ?
- Comprendre l’environnement réglementaire.
Commencer la gestion de la conformité en identifiant et en comprenant toutes les obligations légales et réglementaires en vigueur. Il s’agit notamment des réglementations spécifiques à chaque secteur, ainsi que des lois générales sur la conduite des affaires et l’emploi. - Obtenir l’adhésion des dirigeants au programme de gestion de la conformité.
S’assurer de l’engagement de l’équipe dirigeante de l’entreprise pour garantir la réussite du programme de conformité. Cela signifie que les dirigeants doivent soutenir activement les efforts de mise en conformité et démontrer leur engagement à travers leurs actions et leur communication. - Élaborer un programme complet de gestion de la conformité.
Créer un programme formel de mise en conformité qui détaille clairement les politiques, les procédures et les contrôles de l’entreprise en matière de conformité. Le programme doit comprendre une documentation sur les rôles et les responsabilités de chacun, les stratégies de gestion des risques, les programmes de formation, les mécanismes de contrôle et d’audit, ainsi que les procédures de signalement et de traitement des cas de non-conformité. Il doit également définir les comportements attendus, les normes opérationnelles et les éventuelles répercussions de la non-conformité. La documentation du programme de gestion de la conformité doit être accessible et compréhensible pour tous les collaborateurs. - Attribuer les responsabilités.
Désigner un responsable ou une équipe chargée de superviser le programme de gestion de la conformité. Cette fonction implique de contrôler les activités de mise en conformité, de rendre compte à la direction générale et de se tenir informé des amendements réglementaires. Veiller à ce que les responsabilités de la fonction de gestion de la conformité soient clairement établies dans l’ensemble de l’entreprise. - Sensibiliser et former les collaborateurs.
Organiser régulièrement des sessions de formation pour les collaborateurs afin de les sensibiliser aux exigences de conformité, à la politique de l’entreprise, sans oublier leurs propres responsabilités. Proposer une formation spécialisée aux collaborateurs dont le rôle comporte des obligations réglementaires ou des risques spécifiques. La formation à la gestion de la conformité doit s’effectuer de manière continue afin de tenir les employés informés de tout changement de politique ou de réglementation. - Contrôler et auditer la conformité.
Effectuer régulièrement des évaluations des risques afin d’évaluer l’efficacité des mesures de conformité, d’identifier les domaines à améliorer et de détecter les zones de non-conformité potentielle et les vulnérabilités au sein des opérations. Utiliser les résultats pour hiérarchiser les opérations et allouer les ressources aux domaines présentant les risques les plus élevés. Les audits internes doivent être complétés par des auditeurs externes afin de fournir un examen objectif des opérations de mise en conformité.
Les outils de gestion de la conformité
La plupart des outils de gestion de la conformité font partie d’un système intégrant divers composants et processus pour soutenir les parties prenantes, notamment les équipes de direction, les cadres, le personnel, les responsables et les gestionnaires de la conformité, ainsi que les auditeurs. Un système de gestion de la conformité permet également de rationaliser les processus clés, notamment :
- La prise en compte des résultats d’un audit
- L’évaluation des violations et la réponse à y apporter
- Elaborer et dispenser des formations
- Veiller à ce que des mesures correctives soient prises en cas d’infraction
- Se tenir au courant des modifications apportées aux lois, réglementations et politiques pertinentes
Un système de gestion de la conformité peut également être utilisé pour :
- Automatiser les tâches et les workflows liés à la conformité
- Faciliter l’élaboration de rapports pour les auditeurs
- Maintenir les politiques et les procédures en adéquation avec les lois et les exigences réglementaires en vigueur
- Soutenir les programmes de gestion des risques
- Fournir un stockage sécurisé et centralisé pour les informations et les documents importants
Les différents types de systèmes de gestion de la conformité
Il existe plusieurs types de systèmes de gestion de la conformité, dont les suivants :
- Les systèmes de gestion de la conformité polyvalents fournissent une série d’outils que tout type d’entreprise peut utiliser dans n’importe quel secteur. Si ces systèmes sont parfois efficaces pour répondre à des exigences simples, ils n’ont généralement pas pour vocation de gérer la correction des risques ou de soutenir la gouvernance d’entreprise.
- Les systèmes de gestion de la conformité spécifiques à un secteur d’activité sont conçus pour répondre aux besoins particuliers des entreprises opérant dans des secteurs fortement réglementés, tels que la finance, la santé, la production industrielle et les organismes gouvernementaux.
- Les systèmes GRC (gouvernance, gestion des risques et conformité) sont conçus pour soutenir les programmes de gestion de la conformité, de gestion et de suivi des risques et de gouvernance, et proposent des modules spécifiques à chaque secteur d’activité.
Les systèmes performants de gestion de la conformité comportent les caractéristiques suivantes :
- Analyse automatisée pour détecter les problèmes de manière proactive
- Des tableaux de bord et des analyses de données pour éclairer la prise de décision
- Des capacités à mesurer le risque de non-conformité et à établir des niveaux de risque acceptables
- Des conseils pour remédier aux problèmes de non-conformité
- Des rapports détaillant toute violation de conformité et l’état d’avancement des mesures correctives
L’importance de la gestion de la conformité
L’importance de la gestion de la conformité varie d’une entreprise à l’autre. Pour certaines d’entre elles, il s’agit d’une question de survie, car les fautes ou les défaillances peuvent avoir des conséquences catastrophiques (par exemple, dans le secteur de la santé, de la fabrication d’appareils médicaux, de la construction automobile et de l’exploitation minière).
Dans d’autres secteurs, elle est importante parce qu’elle protège les consommateurs (par exemple le code de la consommation, la loi informatique et libertés ou encore le RGPD européen)
Une autre raison pour laquelle la gestion de la conformité est importante est que les organismes réglementaires ont durci leurs sanctions en cas de non respect de la conformité. Par exemple, le non-respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne peut entraîner des amendes allant de 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise pour l’exercice précédent à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise pour l’exercice précédent.
De plus, certains organismes régulateurs sectoriels peuvent suspendre ou révoquer la capacité des entreprises à utiliser leurs produits ou services si elles ne se conforment pas à la réglementation. Par exemple, le non-respect de la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) peut entraîner l’incapacité d’une entreprise d’accepter les cartes de crédit.
Les obligations permanentes en gestion de la conformité
La gestion de la conformité est loin d’être une pratique que l’on oublie après l’avoir mise en œuvre. Les lois et les règlements sont constamment élaborés et amendés pour garantir les meilleurs résultats et se défendre contre les acteurs malveillants. La plupart des entreprises disposent d’un écosystème complexe de lois, de règlements et de politiques qui nécessitent une solution adaptée.
Une fois que les systèmes et processus de gestion de la conformité sont opérationnels, ils nécessitent une maintenance périodique pour s’adapter aux obligations changeantes et appliquer efficacement les règles. Cependant, les ressources investies dans la gestion de la conformité offrent un retour sur investissement incontestable.
Questions fréquentes sur la gestion de la conformité
Ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la gestion de la conformité.
Qu’est-ce que la conformité réglementaire ?
La conformité réglementaire est l’adhésion d’une entreprise aux lois, réglementations, lignes directrices et spécifications en vigueur, élaborées et appliquées par les gouvernements et les organismes de réglementation. Elle fournit un cadre qui aide les entreprises à mener leurs activités dans le respect de la loi et de l’éthique, en protégeant non seulement leurs propres intérêts, mais aussi ceux de leurs clients, de leurs collaborateurs et du grand public. La conformité réglementaire vise à garantir que les pratiques des entreprises répondent à des exigences minimales dans un certain nombre de domaines, tels que l’intégrité financière, la protection des données, la confidentialité des données, la sécurité des employés, la protection de l’environnement, ainsi que la qualité et la sécurité des produits.
La gestion de la conformité exige une évaluation régulière des processus opérationnels, la tenue de registres et de journaux, la réalisation d’audits et la présentation de rapports aux organismes de réglementation, le cas échéant. Le non-respect des directives de conformité réglementaire peut entraîner des sanctions juridiques, notamment des amendes, des sanctions ou des restrictions des activités opérationnelles, ainsi qu’une atteinte à la réputation de l’entreprise.
Pour être efficace, la conformité réglementaire efficace nécessite une compréhension approfondie des lois en vigueur et la mise en œuvre de stratégies éprouvées en matière de gouvernance, de risque et de conformité (GRC). Certaines entreprises disposent d’équipes ou de responsables dédiés à la conformité qui sont chargés de se tenir informés des amendements réglementaires, de donner des conseils sur les questions de conformité et de veiller à ce que les politiques, les procédures et les contrôles soient mis en place et respectés afin de satisfaire à toutes les obligations légales et réglementaires.
Quels sont les principaux aspects de la conformité réglementaire ?
Principaux aspects de la conformité réglementaire :
- Comprendre les obligations légales
- Élaborer et maintenir des politiques et des procédures garantissant la conformité
- Former et sensibiliser les collaborateurs sur les questions de conformité en rapport avec leurs rôles et responsabilités
- Contrôler et procéder à des audits régulièrement
- Documenter les preuves que les mesures de conformité sont en place et respectées
- Rendre compte aux organismes de réglementation selon les besoins, par exemple en fournissant des informations sur la santé financière de l’entreprise, le respect des obligations réglementaires spécifiques et un suivi régulier des travaux de mise en conformité en cours.
Comment la formation influence-t-elle la gestion de la conformité ?
La formation est un élément important de la gestion de la conformité. Il s’agit d’une tactique préventive et d’un mécanisme permettant de développer la sensibilisation et la responsabilité en matière de conformité au sein d’une entreprise. Pour être efficace, un programme de formation dans ce domaine se doit d’être :
- Interactif et engageant
- Contrôlé et mesuré
- Régulier et continu
- Pertinente et spécifique à un rôle ou à une fonction
Principaux objectifs d’un tel programme :
- Démontrer l’engagement en faveur de la conformité : En donnant la priorité à des programmes de formation complets et périodiques, une entreprise démontre son engagement à respecter les exigences en matière de conformité
- Renforcer la sensibilisation aux questions juridiques et réglementaires : En veillant à ce que les collaborateurs comprennent comment la conformité réglementaire s’applique à leur fonction et plus largement au secteur d’activité dans lequel l’entreprise opère
- Améliorer la prise de décision : En donnant aux collaborateurs les moyens de prendre des décisions éclairées qui tiennent compte des implications de la non-conformité, tout en se conformant aux exigences légales et aux normes de l’entreprise
- Accroître la transparence : En encourageant un dialogue ouvert et en signalant les dilemmes éthiques, les préoccupations ou les violations de la conformité observées
- Promouvoir une culture de la conformité : En renforçant l’importance de la conformité et de l’éthique en tant que composantes essentielles de la culture de l’entreprise
- Réduire les risques et atténuer les coûts : En prévenant la non-conformité qui peut entraîner des incidents (par exemple, des violations de données) et des sanctions
