Bonnes pratiques pour les processus d’intégration et de départ

Lorsqu’il est envisagé d’ajuster une stratégie organisationnelle, il y a toujours des approches plus efficaces que d’autres, l’objectif étant de trouver la bonne solution pour votre entreprise. Parce qu’elle façonne l’expérience de l’employé, contribue à la bonne réputation de votre secteur d’activité et empêche la perturbation des flux de travail, le choix de la meilleure mise en œuvre est particulièrement crucial lors de l’élaboration de votre stratégie d’intégration et de départ des utilisateurs.

La mise en place d’un ensemble de procédures pour le début et la fin du cycle de vie des identités des utilisateurs permettra de s’assurer que les nouvelles recrues bénéficient de l’accès aux ressources dont elles ont besoin pour effectuer les tâches pertinentes, et que les employés qui quittent l’entreprise le font en douceur, et sans que la sécurité organisationnelle en soit affectée. Nous avons esquissé les bonnes pratiques pour garantir l’efficacité de l’entreprise en ce qui concerne les processus d’intégration et de départ pour vos solutions de gestion des accès et des identités (IAM).

Bonnes pratiques en matière de processus d’intégration

Commencer par la préintégration

En retardant l’intégration, parfois de 2 à 4 jours, les entreprises perdent du temps précieux et des ressources. Il est préférable d’octroyer à vos nouveaux employés des autorisations d’accès, et ce même avant leur premier jour, et vous pouvez commencer par diffuser automatiquement la documentation pertinente. Ce processus peut commencer avant l’intégration, au cours d’une période appelée « préintégration ». Lors de cette phase, les administrateurs peuvent envoyer automatiquement les documents relatifs aux nouvelles recrues (par exemple, un accord de non-divulgation ou un formulaire W-4) pour examen et signature, ce qui vous permet d’établir le profil numérique du nouvel employé avec les accès approuvés et la fiche de paie bien avant sa date d’entrée en fonction. Cela permet non seulement d’assurer une transition en douceur pour l’entreprise et la nouvelle recrue, mais aussi de préparer votre entreprise à la production de rapports d’emploi précis à une date ultérieure.

Structurer et définir le programme

Un processus d’intégration efficace est tout sauf un premier jour médiocre où l’on croule sous la paperasse. Il devrait inclure les outils et procédures de soutien aux nouveaux employés. La mise en place d’un calendrier proposant un rythme de communication de la part des membres de l’équipe concernés permettra à vos nouvelles recrues de ne pas se sentir isolées, tout en aidant les responsables et les collaborateurs à rester impliqués dans leur rôle tout au long du programme. Et avec les applications SaaS, les ressources cloud et la nouvelle normalité du travail à distance, la cohérence vaut de l’or.

Renforcer votre programme par la formation

Vos équipes devront élaborer des programmes de formation afin de définir les attentes et d’assurer la cohérence opérationnelle de tous les employés. Bien que la formation soit différente d’une entreprise à l’autre, tous les programmes devront maintenir un niveau d’engagement élevé dès le départ, afin d’augmenter le taux de rétention à long terme. Un programme de formation efficace peut inclure des présentations des services, un examen des responsabilités, des visites virtuelles et des démonstrations de technologies qui sont toutes pertinentes et personnalisées pour un poste donné. De nombreuses entreprises font appel à un portail dédié pour transmettre ces informations aux employés, ce qui permet d’organiser le contenu tout en améliorant l’expérience de l’utilisateur.

Utiliser des flux de travail d’intégration automatisés

Une bonne pratique consiste à mettre en place un processus d’intégration automatisé pour votre solution IAM, ce qui allège la charge pesant sur votre équipe informatique et favorise des flux de travail efficaces et interorganisationnels. Cette automatisation peut commencer par l’attribution d’autorisations appropriées pour chaque utilisateur dans chaque service. Grâce à des mises en œuvre telles que l’accès basé sur les rôles, les administrateurs peuvent octroyer dès le premier jour l’accès aux applications et aux ressources pertinentes pour la tâche.

Utiliser les nouvelles recrues comme des ressources

Quelle que soit l’approche retenue, veillez à assurer un suivi progressif des employés tout au long des trois premiers mois d’emploi afin d’examiner les progrès réalisés, d’identifier les obstacles et de discuter des besoins futurs. L’automatisation du processus ne met pas fin à la possibilité d’apporter des améliorations progressives à votre programme. L’envoi anticipé d’enquêtes de fidélisation aux nouvelles recrues peut contribuer à obtenir un retour d’information de qualité de leur part, alors que leur vision de votre entreprise est encore récente, et non après une mauvaise expérience d’intégration.

Aligner les services de l’entreprise sur les procédures d’intégration

Bien que les équipes des ressources humaines et informatiques soient souvent à l’origine des efforts déployés en faveur des nouveaux employés, un alignement organisationnel total est essentiel à la réussite du programme. Un haut niveau d’alignement facilite non seulement l’assimilation des nouvelles recrues, mais il garantit également que chaque service fait preuve d’une conformité organisationnelle avec vos procédures.

Organisez régulièrement des sessions de formation pour préparer les membres de l’équipe à partager avec les nouveaux employés un contenu propre au service et à l’entreprise dans son ensemble, et pour élaborer les processus de départ si un employé décide de quitter l’entreprise ou se fait licencier. Cette communication à l’échelle de l’entreprise permet également d’éviter les redondances et de garantir que chaque étape du processus est utile et efficace. Vous devez également être clair sur les responsabilités, afin que les équipes sachent à qui s’adresser en cas de questions ou de problèmes liés au processus. Cela permet de s’assurer que votre équipe en place fournit des informations exactes, tout en lui garantissant une structure fixe pour l’aider dans les situations d’intégration ou de départ.

Défis communs en matière d’intégration

Surcharge d’informations

Certaines entreprises font un trop bon travail de planification préalable de l’intégration de leurs employés. Les entreprises veulent aller trop vite et sont tentées de mettre leurs nouvelles recrues à niveau le plus rapidement possible, en leur fournissant toutes les informations dès le premier jour. Le grand flot de documents à l’intention des nouveaux employés, les noms des effectifs à retenir et les applications à maîtriser peuvent entraver le début de carrière jusqu’à le rendre improductif. L’intégration numérique est moins contraignante à cet égard, les documents étant facilement organisés et diffusés par le cloud.

Intégration large pour des rôles spécifiques

Lorsqu’il s’agit d’accueillir de nouvelles recrues dans les différents services de votre entreprise, toutes les expériences d’intégration ne doivent pas nécessairement se ressembler. En fait, les flux d’intégration doivent être personnalisés en fonction du rôle. Par exemple, un nouveau vendeur ne devrait pas avoir besoin d’être formé aux subtilités de votre logiciel RH. Et les recrues RH n’ont pas besoin d’apprendre à connaître en détail l’outil de gestion de la relation client (CRM) de votre entreprise. En veillant à ce que votre formation soit adaptée au rôle que votre nouvelle recrue s’apprête à endosser, vous lui donnez une chance de retenir les informations qui sont importantes pour son travail.

La formation au-delà de la paperasserie

En fournissant aux nouveaux employés des identifiants de connexion aux applications pertinentes, vous leur garantissez l’accès aux outils dont ils ont besoin. Mais ce n’est évidemment que le début de votre responsabilité en matière d’intégration, une formation efficace sur ces applications étant plus importante que l’accès lui-même. Les entreprises perdent un temps précieux à déposer des outils et des tâches complexes sur le bureau des nouveaux employés sans prendre le temps de leur expliquer comment tout cela fonctionne. Qu’il s’agisse de la documentation sur les procédures opérationnelles normalisées (PON) ou de vidéos éducatives chargées sur votre solution cloud, vous pouvez vous libérer de la contrainte qu’impose une formation manuelle, tout en maintenant une expérience d’intégration réfléchie.

Bonnes pratiques en matière de processus de départ

Organiser un entretien de fin d’emploi

Les entretiens de départ sont devenus monnaie courante dans les grandes entreprises, et ce pour une bonne raison. Les entreprises qui investissent dans l’établissement de relations positives avec leurs anciens employés en retirent des avantages indéniables à long terme. D’éventuelles erreurs dans votre processus de départ peuvent laisser à d’anciens membres de l’équipe l’accès à des fichiers confidentiels. Mais en atténuant ce risque par l’organisation d’un entretien positif de fin d’emploi, vous pouvez renforcer la protection. De plus, en ce qu’il vous apporte un témoignage honnête et débridé d’un point de vue désormais impartial, tout retour d’information à la fin du cycle de vie d’un employé peut s’avérer extrêmement précieux. Des flux de travail de départ automatisés peuvent programmer cet entretien pour vous, ce qui soulage les équipes RH tout en garantissant un processus de départ de qualité.

Sécuriser les informations d’identification des employés sur le départ

Si vous n’avez pas mis en place de normes de deprovisioning automatisé, les employés qui quittent l’entreprise peuvent conserver leurs identifiants, ce qui rend votre entreprise vulnérable. Et sachant que les menaces internes constituent une forme courante de cyberattaque, il est essentiel de s’en prémunir en désactivant les informations d’identification des employés lors de leur départ. Mettez en place un processus automatisé visant à supprimer les approbations d’accès – des badges aux mots de passe – au moment du départ. En prenant ces mesures, vous atténuez les risques et vous vous assurez que lorsque les employés quittent votre entreprise, ils quittent également vos données.

Gérer les documents pertinents

Tous les contrats, accords de non-divulgation ou autres informations personnelles concernant l’employé qui quitte l’entreprise doivent être supprimés. La documentation relative à la rémunération, aux avantages sociaux et à la fiscalité doit être examinée par votre équipe RH afin de s’assurer que rien n’a été négligé. Si de l’argent reste dû à un ancien employé, mais que votre service de la paie n’en a jamais eu connaissance, c’est le processus qui est en cause. L’automatisation permet également d’éviter ce risque, car les solutions de gestion des accès et des identités (IAM) peuvent faire appel aux identités numériques pour déclencher la consultation et la manipulation des documents pertinents.

Communiquer avec les employés

Le laps de temps entre le moment où un employé décide de quitter une entreprise et celui où les autres employés le découvrent par eux-mêmes est un facteur décisif. En anticipant la communication à l’égard de votre entreprise, vous réduisez les risques d’un récit mensonger. Ici, un simple courriel adressé à l’ensemble de votre entreprise ne fera pas l’affaire. Il convient d’adopter une approche réfléchie et stratifiée de la diffusion de la nouvelle, et de déterminer quels services recevront quelle information. Ainsi, les préoccupations du service de comptabilité seront totalement différentes de celles de l’équipe commerciale. Et selon le rôle à pourvoir, certains services pourraient avoir besoin de plus d’informations que d’autres. En intégrant cette stratégie à votre processus de départ, vous éliminez le phénomène de déformation des informations au fur et à mesure qu’elles circulent dans votre entreprise.

Concevoir une stratégie de redirection

Il serait vain d’essayer de comprendre le rythme de communication complexe que votre employé sur le départ avait avec des personnes extérieures à votre entreprise. C’est pourquoi il est important de veiller à ce que les parties concernées – notamment des entreprises éventuelles – qui tentent de joindre d’anciens employés soient redirigées vers une personne encore impliquée dans votre entreprise. Bien que ce ne soit pas aussi simple que de transférer des courriels et des appels, les clients doivent être redirigés vers une personne de l’entreprise ayant des connaissances spécifiques, une compréhension du contexte et le pouvoir de fournir une assistance concrète. La mise en place d’une stratégie de redirection dans le cadre de votre programme de départ vous permet d’optimiser la transition et de réduire le délai nécessaire pour qu’un client obtienne des réponses.

Documenter les étapes de fin de contrat

Comme toujours, l’utilité d’un processus de départ dépend de sa cohérence. Et documenter les démarches nécessaires à la mise en œuvre d’un départ en douceur est le seul moyen de garantir que vous n’oubliez aucune étape cruciale qui pourrait laisser votre entreprise sans protection. Un processus réfléchi et bien défini facilite le départ. L’application de ce processus à une solution automatisée simplifie vraiment les choses.

Défis communs en matière de départ

Rester en conformité

Outre les menaces pesant sur la cybersécurité, il existe bon nombre de réglementations et de normes sectorielles qui doivent être respectées lorsqu’un employé est retiré de votre système. La plupart des violations de la confidentialité et de la conformité sont dues à des erreurs administratives, ce qui accroît la pression qui s’exerce sur les professionnels des RH afin qu’ils fassent preuve de diligence dans les efforts mis en œuvre pour organiser le départ des membres de l’équipe en toute sécurité. Avec une plateforme IAM, vous pouvez automatiser ces étapes afin de garantir votre conformité à toute épreuve.

Coûts cachés

Dans le cas d’employés spécialisés, il y a de fortes chances que leur identité numérique soit liée à certaines licences et applications logicielles. Lorsque ces utilisateurs sont retirés de votre système, les paiements récurrents associés aux logiciels intégrés ne sont jamais annulés, ce qui entraîne des frais cachés que votre entreprise continue d’assumer. Une plate-forme peut également contenir de l’espace de stockage inutilisé qui était utilisé par l’employé quittant l’entreprise, ce qui se traduit par des ressources que vous payez sans les utiliser. La possibilité de faire apparaître des coûts cachés liés des identités d’utilisateurs sur le départ peut vous éviter de gaspiller de l’argent à long terme.

Employés recueillant des fichiers confidentiels

Il est impossible de prévoir à quel moment un employé décidera de quitter une entreprise. Souvent, les employés ayant l’intention de s’en aller préparent leur départ en transférant des documents et des fichiers importants sur leur messagerie électronique personnelle afin d’en tirer parti ultérieurement. Il s’agit généralement d’un professionnel qui tente de transférer ses connaissances d’un emploi à l’autre. Mais parfois, les employés rassemblent des informations et des fichiers confidentiels avant que vous puissiez lancer votre processus de départ protégé. Certaines solutions IAM peuvent atténuer ce risque en bloquant le partage de fichiers spécifiques en dehors de votre entreprise, y compris les messages transférés vers des adresses électroniques personnelles.

Automatiser le système d’intégration et de départ

Le concept primordial de chacune de ces mesures est bien sûr l’automatisation. Sans elle, vos équipes sont abandonnées à leurs nombreux appareils personnels, créant inévitablement un florilège chaotique d’approches hétérogènes. Là encore, la cohérence vaut de l’or.

Grâce à l’intégration des applications et des identités numériques centralisées, votre solution IAM peut contribuer à limiter l’accès au système pour faciliter les révocations en cas de départ (et la sécurité globale), tout en dotant les nouveaux employés du matériel approprié dont ils ont besoin (et seulement ce dont ils ont besoin) pour être opérationnels. L’automatisation des processus vous permet d’accomplir tout cela, ainsi que de suivre l’évolution de bout en bout de chaque employé, de l’intégration jusqu’au départ.

Conclusion

Bien que la mise en place de processus de gestion des employés entrants et sortants soit indispensable pour l’intégrité opérationnelle et les performances, le fait de disposer d’une gestion complète du cycle de vie des identités vous permet de maintenir une efficacité élevée pour chaque employé, à tout moment. Découvrez comment la plate-forme de sécurité des identités (Identity Security) de SailPoint peut prendre en charge et rationaliser vos efforts en matière d’intégration et de départ – et tout ce qui se trouve entre les deux.

FAQ

En quoi consiste un bon programme d’intégration ?

Un bon programme d’intégration fait appel à la fois à la technologie, à une planification préalable diligente et à l’adhésion générale à l’entreprise pour garantir que les nouvelles recrues vivent une expérience positive. Sur le plan de l’intégration, tous les points de contrôle sont idéalement fixés selon un échéancier pris en charge par une solution IAM, afin que les employés ne se sentent pas isolés lors de leur assimilation à leur environnement. En outre, une culture d’entreprise qui adhère à ce processus est tout aussi importante que l’automatisation qui le maintient sur la bonne voie. Si votre solution IAM programme automatiquement un entretien tête-à-tête entre un nouvel employé et son nouveau responsable, il incombe toujours à ce dernier d’organiser une réunion de présentation productive.

Quelle est la durée du processus d’intégration ?

En fonction de la complexité de votre entreprise, l’intégration doit être considérée comme un processus relativement élaboré. Les entreprises commettent souvent l’erreur d’insister pour que l’intégration d’un employé se fasse aussi vite que possible – en une semaine, voire en un jour seulement. Si l’on considère les difficultés découlant de la précipitation et de la consolidation de l’expérience d’intégration, la durée du processus à considérer devrait être d’un mois. Ce laps de temps suffit pour présenter les politiques, expliquer l’utilisation des différents outils et applications, vérifier les progrès accomplis et obtenir un retour d’information, ainsi que pour mettre en œuvre d’autres bonnes pratiques. Il ne s’agit pas de prendre son temps, mais d’être réfléchi pour préparer la réussite des nouvelles recrues.

Que faire après l’intégration ?

Après l’intégration, c’est l’occasion de faire le point avec les nouvelles recrues sur leur expérience. Vous pourrez ainsi recueillir des commentaires sur votre processus et apporter des modifications là où vous estimez que la nouvelle recrue n’a pas reçu le soutien adapté. En outre, une fois l’intégration achevée, le moment est idéal pour définir les attentes pour le reste de l’année. De nombreuses entreprises adoptent une approche « 30-60-90 jours », où il est demandé aux membres de l’équipe de se fixer différents objectifs à différents points de contrôle au cours de leurs trois premiers mois, afin de garantir une expérience de qualité pour les employés. Quoi qu’il en soit, il est impératif de maintenir ce niveau de communication avec les membres de l’équipe, même lorsque leur intégration est terminée. Les entreprises adaptent constamment leurs politiques et leurs pratiques. Il est donc tout aussi important de tenir les employés existants au courant des changements que de les intégrer.

Pourquoi les processus d’intégration et de départ sont-ils importants ?

Les processus d’intégration et de départ sont importants, car ils maintiennent la structure de votre entreprise – de votre univers de gestion des accès et des identités (IAM) à la satisfaction collective de vos employés. La rotation des effectifs peut être atténuée en offrant une expérience d’intégration de qualité, car la première impression donnée aux nouvelles recrues est déterminante pour leur relation avec l’entreprise. Par ailleurs, grâce à une formation adéquate, vous ne perdez pas de temps ni de ressources pendant que les nouvelles recrues se familiarisent avec vos outils et vos applications.