Der Weg von Groupe Rocher zu einer integrierten Lösung

Unterstützung der Groupe Rocher bei der Einführung einer maßgeschneiderten Identitätssicherheitslösung

Mit acht Marken, mehr als 13.000 Mitarbeitenden weltweit und einer kommerziellen Präsenz in über 118 Ländern war das IT-System von Groupe Rocher stark fragmentiert und musste neu organisiert werden.

Die Marke Yves Rocher hatte bereits 2015 ein Transformationsprojekt zur Identitätssicherheit gestartet, während die Marke Arbonne mit einer Lösung eines Wettbewerbers arbeitete. Daher initiierte Groupe Rocher 2021 eine weltweite Ausschreibung, um die IT-Systeme zu konsolidieren und ein zentrales Informationssystem (IS) aufzubauen – mit besonderem Fokus auf die Identitätssicherheit.

Überzeugt von technischem Know-how, internationaler Aufstellung, SaaS-Lösung und der Dynamik des Teams entschied sich Groupe Rocher für SailPoint – unterstützt vom Integrationspartner I-Tracing, dessen Expertise in Projektmanagement und Integration ihn zur idealen Besetzung machte.

Ein Projekt in drei Phasen: Datenqualität als Schlüsselfaktor

Von Beginn an waren sich SailPoint, Yves Rocher und I‑Tracing einig: Nicht alles muss neu erfunden werden. Entscheidend war, realistische Ziele zu definieren, die passenden KPIs zu bestimmen, um schnell Mehrwert zu liefern, und zugleich jede Beeinträchtigung des bestehenden Application Provisioning zu vermeiden. Das Projekt wurde von Anfang an methodisch und präzise aufgesetzt – anschließend folgten drei Sprints:

• Sprint 1: Im ersten Sprint standen die Einbindung der HR-Quelle sowie des Lifecycle-Status in das Identitätssicherheits-System im Fokus. Dazu wurden ein Identity-Repository für externe Identitäten und Organisationen aufgebaut, ein HR-Einstiegspunkt entwickelt und Populationen in Identity Security Cloud, der SaaS-basierten Identitätssicherheits-Lösung von SailPoint, angelegt. Zusätzlich wurden die grundlegenden Anforderungen an Workflows abgedeckt und sämtliche identitätsmanagementbezogenen Prozesse erstellt.
• Sprint 2: Schritt zwei konzentrierte sich auf das Provisioning von Active Directory (AD), Office 365 und Fachanwendungen. Umgesetzt wurde dabei das manuelle Provisioning für vier der acht identifizierten Anwendungen. Die AD- und Azure-AD-Komponenten waren zentrale Erwartungen der Groupe Rocher. Gelobt wurde die SaaS-Lösung von SailPoint insbesondere für ihre Fähigkeit zur nahtlosen Integration.
• Sprint 3: Der letzte Schritt adressierte Workflows, Anwendungen und Reports. Dazu gehörte das manuelle Provisioning für die vier weiteren, vom Team identifizierten Anwendungen sowie die Umsetzung eines Autorisierungsantragsprozesses auf Basis der Kritikalität der jeweiligen Anwendung. Außerdem wurden Reports in SailPoint Identity Security Cloud definiert – ausgehend von den bestehenden Reporting-Prozessen.

Das Projekt war erfolgreich, weil es auf einer belastbaren Grundlage aufbaute – insbesondere hinsichtlich Datenqualität sowie Ein-/Ausgabeprozessen. Dadurch ließ sich die Inbetriebnahme unkompliziert umsetzen.

Die Stärke des „One Team“-Gedankens

Aus organisatorischer Sicht war die agile Vorgehensweise ein entscheidender Erfolgsfaktor – insbesondere, weil Umfang, Budget und Zeitplan des Projekts von Anfang an fest definiert waren.

Zu Projektbeginn bildeten die drei Stakeholder – Groupe Rocher, SailPoint und I-Tracing – eine eng verzahnte Taskforce. Mit einer „One Team“-Mentalität kommunizierte das Team eng getaktet und mit höchster Transparenz. Wenn es – wie zu erwarten – zu Problemen kam, wurden diese gemeinsam analysiert. Dabei übernahm jede Partei eine klar definierte, wichtige Rolle. Dank des starken Projektmanagements von I-Tracing konnte die Taskforce das Potenzial der SailPoint-Tools optimal ausschöpfen. Auch das Human-Resources-Team von Groupe Rocher musste in die Entscheidungsfindung eingebunden werden und konnte durch klare, souveräne Kommunikation reibungslos mitgenommen werden. Wie das gelang? Durch die Erkenntnis, dass die konsequente Einbindung interner Teams eine zentrale Voraussetzung für wirksames Change Management ist.

Dank der vom Lenkungsausschuss etablierten Struktur konnten die Sprints überlappend geplant und umgesetzt werden. Die ersten Deliverables wurden – im iterativen Vorgehen – nach Beginn des zweiten Sprints fertiggestellt. Diese Agile Methodik ermöglichte es den Teams, die Sprintinhalte bei Bedarf neu auszurichten und anzupassen.

Überzeugende Ergebnisse in Rekordzeit

Trotz des engen Zeitfensters wurden dank des von Beginn an etablierten, wirksamen Projektmanagements schnelle Fortschritte erzielt. Das Projekt befindet sich inzwischen seit mehr als einem Jahr in der „Run“-Phase. Zu den ersten Ergebnissen seit dem Go-live zählen:

• 25.000 Identitäten wurden verwaltet.
• Die Identitätssicherheit-Lösung von SailPoint hat 5.000 Transfers ermöglicht.
• Sieben neue Quellen sowie 70 neue Rollen wurden hinzugefügt.

Kurz gesagt wurden – neben weiteren Ergebnissen – der Anwendungskatalog erweitert, die HR-Quelle implementiert, das Provisioning für Active Directory und Business-Applikationen eingerichtet, die Integration in das IT-Service-Management abgeschlossen sowie Prozesse und Workflows standardisiert. Gegenüber der früheren Situation, in der das IT-System der Groupe Rocher zahlreiche Ausnahmen enthielt, entspricht dies einer deutlichen Verbesserung. Zudem ist die Plattform für Anwenderinnen und Anwender leicht verständlich und intuitiv zu bedienen.

Abschließend hat die Automatisierung für Groupe Rocher einen erheblichen Mehrwert geschaffen. Nachdem die Prozesse verankert und produktiv sind, hat Groupe Rocher die vollständige Verantwortung für das Projekt übernommen und kann die Lösung eigenständig an die eigenen Anforderungen anpassen – bei Bedarf unterstützt durch SailPoint.